KI im Betrieb: Warum Unternehmen Vertrauen prüfen müssen

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Aktualisiert am 3. November 2026 · Ursprünglich veröffentlicht am 17. Juni 2026

Mehr als die Hälfte der Unternehmen in Deutschland nutzte im Mai 2026 laut ifo Institut KI in Geschäftsprozessen. Was Beschäftigte und Kunden über diese Anwendungen denken, lässt sich aus der Nutzungsquote allein nicht ablesen. Für Geschäftsführungen entsteht daraus eine praktische Aufgabe: Sie müssen den Einsatz erklären, Rückmeldungen einholen und prüfen, welche Transparenzpflichten für die jeweilige Anwendung gelten.

Was die Nutzungsquote aussagt

Das ifo Institut erhob im Mai 2026, ob Unternehmen KI in ihren Geschäftsprozessen einsetzen. Der Anteil lag bei 54,5 Prozent nach 40,9 Prozent im Vorjahr. Die Erhebung zeigt damit eine gestiegene Verbreitung. Sie beantwortet für sich genommen weder, wie stark Beschäftigte den Anwendungen vertrauen, noch ob dieses Vertrauen im gleichen Zeitraum gewachsen oder gesunken ist.

Für ein einzelnes Unternehmen lohnt sich deshalb eine Bestandsaufnahme: Welche Aufgaben übernimmt KI bereits? Wer nutzt die Systeme? Welche Personen sind von ihren Ergebnissen betroffen? Erst auf dieser Grundlage lässt sich gezielt nach Erfahrungen und Vorbehalten fragen.

Vertrauen im eigenen Betrieb prüfen

Bei der Einführung können Geschäftsführung und Projektteam den vorgesehenen Einsatz gemeinsam mit den betroffenen Beschäftigten durchgehen. Dazu gehören der Zweck des Systems, die verwendeten Daten, die Grenzen der Anwendung und die Frage, wer Ergebnisse kontrolliert. Wenn eine Anwendung etwa Vorschläge für Kundenantworten erstellt, sollte klar sein, wer diese vor dem Versand prüft und korrigiert.

Eine kurze Befragung oder ein Gespräch mit den beteiligten Teams kann sichtbar machen, welche Fragen offen sind. Sinnvolle Fragen sind: Ist nachvollziehbar, wofür das System eingesetzt wird? Wissen Beschäftigte, welche Daten sie eingeben dürfen? Können sie Fehler melden und eine Entscheidung überprüfen lassen? Rückmeldungen sollten festgehalten und nach Änderungen am Einsatz erneut eingeholt werden.

Bei Anwendungen mit Kundenkontakt gehört auch die Außensicht dazu. Unternehmen können prüfen, ob der Ablauf verständlich ist, wie Kunden einen Menschen erreichen und an wen sie sich bei einer falschen Auskunft wenden können. Solche Prüfungen sind eine Managementempfehlung; aus der ifo-Erhebung lässt sich ihre Wirkung auf den Projekterfolg nicht beziffern.

Wann der AI Act Transparenz verlangt

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Artikel 50 des AI Act für bestimmte KI-Systeme und Inhalte. Eine allgemeine Pflicht, jeden Einsatz von KI offenzulegen, folgt daraus nicht. Entscheidend sind der konkrete Anwendungsfall und die Rolle des Unternehmens.

Anbieter von Systemen, die für die direkte Interaktion mit Menschen bestimmt sind, müssen diese so gestalten, dass die betroffenen Personen über die Interaktion mit KI informiert werden. Eine Ausnahme gilt etwa, wenn dies aus den Umständen offensichtlich ist. Betreiber müssen unter anderem bei bestimmten Deepfakes offenlegen, dass Inhalte künstlich erzeugt oder verändert wurden. Für KI-generierte Texte zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse sieht die Verordnung ebenfalls eine Offenlegung vor, nennt aber eine Ausnahme bei menschlicher Prüfung oder redaktioneller Kontrolle und übernommener redaktioneller Verantwortung.

Für die maschinenlesbare Kennzeichnung bestimmter generierter Inhalte richtet sich eine eigene Pflicht an Anbieter. Für Systeme, die vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden, gilt hierfür eine begrenzte Übergangsfrist bis zum 2. Dezember 2026. Unternehmen sollten für jede Anwendung festhalten, ob sie Anbieter oder Betreiber sind und welche konkrete Regel greift.

Fragen vor dem nächsten Einsatz

Vor einer Freigabe kann das verantwortliche Team den geplanten Nutzen und die Grenzen der Anwendung schriftlich festhalten. Dazu gehören die erlaubten Daten, die zuständige Person für die Prüfung der Ergebnisse und ein Weg, Fehler zu melden. Bei externen Diensten sollten Unternehmen außerdem klären, welche Daten an den Anbieter übermittelt werden und welche vertraglichen Bedingungen für ihre Verarbeitung gelten.

Für die Kommunikation hilft eine einfache Zuordnung: Was müssen betroffene Personen nach den geltenden Regeln erfahren? Welche zusätzlichen Angaben helfen ihnen, den Ablauf zu verstehen? Und wer beantwortet Rückfragen? Eine solche Übersicht macht sichtbar, wo rechtliche Pflichten enden und wo das Unternehmen freiwillig weitere Informationen geben möchte.

Häufige Fragen

Bildquelle: KI-generiert (Juni 2026), C2PA-Zertifikat im Bild hinterlegt