E-Rechnung 2025: Fristen, Formate, Vorsteuer

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Seit dem 1. Januar 2025 gilt für inländische B2B-Umsätze eine neue Definition der E-Rechnung im Umsatzsteuerrecht: Nur strukturierte elektronische Formate zählen noch. Empfang ist bereits Pflicht, Versand folgt gestaffelt über 2026 und 2027.

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Das Wachstumschancengesetz stellt die Rechnungsregeln neu

Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 (BGBl. I 2024 Nr. 108) hat der Gesetzgeber die Rechnungsregeln des § 14 UStG für Umsätze nach dem 31. Dezember 2024 neu gefasst. Die Verwaltungspraxis des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) hat die Folgen in FAQ-Stand März 2026 und im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 konkretisiert.

Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung nur noch eine Rechnung im strukturierten elektronischen Format, die übermittelt und empfangen wird und die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF gilt umsatzsteuerlich als sonstige Rechnung. Das ist für Einkauf, Kreditorenbuchhaltung und Steuerprüfung der zentrale Wechsel: Entscheidend ist die maschinenlesbare Struktur, nicht der digitale Versand an sich.

Rechtsgrundlage und Stufenmodell greifen ineinander. § 27 Abs. 38 UStG regelt die Übergänge beim Versand. Die Empfangspflicht läuft parallel ohne Schonfrist. Für Geschäftsführung und CFO heißt das: Prozess- und Systemfragen sind bereits operativ, auch wenn der eigene Versand noch unter die Übergangsregelungen fällt.

Empfangspflicht gilt ohne Übergangsfrist für alle Unternehmer

Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es seit dem 1. Januar 2025 keine Ausnahme. Auch Kleinunternehmer müssen empfangsbereit sein. Technisch genügt laut BMF-FAQ ein E-Mail-Postfach. Wer darüber hinaus automatisiert verbuchen will, braucht zusätzliche Systeme. Die gesetzliche Mindestschwelle bleibt jedoch niedrig.

Der Übermittlungsweg ist gesetzlich nicht festgelegt. E-Mail, Schnittstelle, Portal-Download und vergleichbare Wege kommen in Betracht. Der konkrete Kanal ist zivilrechtlich zwischen den Parteien zu klären. Das entlastet die Umsatzsteuer, erhöht aber den Abstimmungsbedarf in Lieferantenverträgen und Einkaufsbedingungen.

Verweigert der Empfänger die Annahme oder ist er technisch nicht empfangsbereit, hat er nach der Verwaltungspraxis des Landesamts für Steuern Bayern keinen Anspruch auf eine sonstige Rechnung anstelle der E-Rechnung. Für den Mittelstand folgt daraus: Empfangsfähigkeit ist damit Voraussetzung für reibungslose Kreditorenprozesse und für die Vermeidung von Streitfällen.

Was ist eine E-Rechnung? Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die eine automatische Verarbeitung erlaubt. Ein PDF erfüllt diese Anforderung nicht, weil es die Rechnungsdaten nur bildhaft transportiert. In Deutschland gelten XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als zulässige Formate.

Versandpflicht folgt gestaffelt über 2026 und 2027

Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausstellen. Papier ist dabei stets zulässig. PDF und andere unstrukturierte elektronische Formate brauchen die Zustimmung des Empfängers. Die allgemeine Schonfrist endet also mit dem 31. Dezember 2026.

Bei einem Vorjahresumsatz des Ausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich die Möglichkeit sonstiger Rechnungen bis Ende 2027. EDI, das die E-Rechnung-Anforderungen noch nicht erfüllt, ist bis Ende 2027 mit Zustimmung nutzbar. Sobald die Pflicht greift, erfüllt nur noch eine E-Rechnung die Anforderungen einer ordnungsmäßigen Rechnung. Eine sonstige Rechnung berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug, so das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (Rn. 55-56).

Für die 800.000-Euro-Grenze zählt bei Organschaft der Umsatz des gesamten Organkreises. Bei Gutschriften ist der Umsatz des Gutschriftausstellers maßgeblich. Die Verwaltungspraxis in Bayern fasst die Stufen so zusammen: Empfangspflicht ab 1. Januar 2025, Sendepflicht ab 1. Januar 2027 bei Vorjahresumsatz über 800.000 Euro und ab 1. Januar 2028 für alle inländischen Unternehmer im B2B-Inland. Für Planung und Investitionsfreigabe sind diese Daten die maßgeblichen Meilensteine.

Formate und Pflichtangaben entscheiden über die Ordnungsmäßigkeit

XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen einer E-Rechnung, soweit die Profile den Anforderungen genügen. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Grundlage ist insbesondere die europäische Normenreihe EN 16931. Andere strukturierte Formate können in Betracht kommen, wenn sie denselben Standard umsetzen.

Alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ein bloßer Verweis auf unstrukturierte Anlagen genügt nicht. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist seit der obligatorischen E-Rechnung der strukturierte XML-Teil führend, nicht der Bild- oder PDF-Teil. Wer intern weiter mit dem PDF arbeitet, braucht Prozesse, die Abweichungen zwischen sichtbarem und strukturiertem Inhalt erkennen.

Eine Validierung gegen EN 16931 ist steuerlich empfohlen, bildet aber keine unmittelbare Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Für Controller und Steuerabteilung bleibt Validierung dennoch ein wirksames Mittel, um spätere Einwendungen und manuelle Nacharbeit zu begrenzen.

Ausnahmen, Aufbewahrung und künftiges Meldesystem begrenzen den Scope

Von der Pflicht, als E-Rechnung auszustellen, ausgenommen sind unter anderem B2C-Umsätze, viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern. B2G-Pflichten, etwa nach der ERechV des Bundes, laufen neben dem UStG. Im reinen B2B ist keine Leitweg-ID erforderlich.

Umsatzsteuerlich sind ein- und ausgehende Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt im Ursprungsformat erhalten bleiben. Das betrifft Archivsysteme, Migrationsprojekte und die Trennung von Anzeigeformat und Originaldaten.

Die E-Rechnung bereitet ein späteres transaktionsbezogenes Meldesystem an die Finanzverwaltung vor. Zeitpunkt, Umfang und technische Schnittstellen dieses Meldesystems waren in den genutzten Quellen mit Stand März 2026 noch nicht gesetzlich fixiert. Für die aktuelle Investitionsentscheidung bleibt der belastbare Kern daher Empfang, Versandstufen, Formate und Aufbewahrung.

Häufige Fragen

Bildquelle: KI-generiert (August 2026)