IT-Budget 2027: Größenordnung für IT-Vorhaben einholen

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Die Jahresplanung läuft und viele IT-Vorhaben fallen durch, weil niemand weiß, was sie ungefähr kosten. Das zeigt auch die Bitkom-Studie zum KI-Einsatz: 63 Prozent der Unternehmen ohne KI nennen schwer kalkulierbare Kosten als Hemmnis. Naveed Ahmad, Geschäftsführer der Insivio IT GmbH, beschreibt eine Spanne mit Annahmen als Weg zu einer belastbaren Größenordnung für das IT-Budget 2027.

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Gastbeitrag

Naveed Ahmad

Geschäftsführer der Insivio IT GmbH

Warum IT-Vorhaben bei der Jahresplanung durchfallen

Jetzt läuft die Jahresplanung und viele IT-Vorhaben fallen dabei durch, bevor sie überhaupt begonnen haben. Der Grund ist selten, dass sie zu teuer wären. Der Grund ist, dass niemand weiß, was sie ungefähr kosten.

Das erlebe ich immer wieder. Andere Posten haben einen direkt sichtbaren Nutzen: Die Miete sichert den Betrieb, das Personal die Arbeitskraft, das Marketing neue Kunden. Bei einem IT-Vorhaben fehlt oft schon die grobe Größenordnung. Weil niemand eine Zahl hat, wird vorsichtshalber mit dem teuersten denkbaren Szenario gerechnet. Das Vorhaben passt dann nicht ins Budget, wird auf das nächste Jahr verschoben und bleibt dort liegen, weil sich an der Unsicherheit nichts geändert hat.

Dass fehlende Kalkulierbarkeit Vorhaben ausbremst, zeigt auch die aktuelle Bitkom-Studie zum KI-Einsatz (14. September 2026, 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten): 63 Prozent der Unternehmen ohne KI und 54 Prozent der KI-Anwender nennen schwer kalkulierbare Kosten als Hemmnis.

Der Spielraum für neue Vorhaben ist dabei knapp. Laut der aktuellen Lünendonk-Studie (August 2026, mehr als 200 IT-Verantwortliche vom gehobenen Mittelstand bis zum Konzern) erhöhen zwar 55 Prozent der Unternehmen 2026 ihr IT-Budget, 16 Prozent sogar um mehr als zehn Prozent. Der finanzielle Spielraum ist aber geringer als vor zwei Jahren. Grund sind laut Lünendonk Kostensenkungsprogramme, die schwierige konjunkturelle Lage und steigende laufende Kosten wie Softwarelizenzen und verbrauchsabhängige Abrechnung. Umso wichtiger ist es, mit einer belastbaren Größenordnung in die Budgetrunde zu gehen.

Dieser Beitrag zeigt, wie sich vor der Budgetrunde eine belastbare Größenordnung einholen lässt: mit einem Rechenbeispiel in Euro und den Fragen, die Sie Ihrem Dienstleister stellen sollten.

Warum eine einzelne Zahl nicht reicht

Nach über 25 Jahren in IT-Projekten ist mir ein Punkt besonders wichtig: Ein Angebot mit einer einzigen Zahl wirkt klar, ist aber nur so belastbar wie die Annahmen dahinter. Sie stecken im Umfang (welche Abläufe gehören dazu?), in den Schnittstellen zu bestehenden Systemen, im Betrieb nach dem Start und im Aufwand, den das eigene Team leisten muss. Wer diese Annahmen nicht kennt, kann die Zahl nicht prüfen und bei Abweichungen nicht einordnen.

Für die Budgetrunde ist deshalb eine Spanne mit Annahmen nützlicher als ein Festpreis. Sie besteht aus drei Werten: einer Untergrenze, wenn alle Annahmen zutreffen, einem wahrscheinlichen Wert und einer Obergrenze, die zeigt, was hinzukommt, wenn sich Unbekanntes bewahrheitet.

Wichtig ist, was die Spanne nicht ist: Sie ist kein Puffer für Unklarheit. Sie ist dann ehrlich, wenn jede ihrer Grenzen an eine ausgesprochene Annahme geknüpft ist. Am Anfang steht die Frage, was das Vorhaben dem Unternehmen bringen soll, denn erst der Nutzen lässt die Kosten einordnen.

Wo die Kosten tatsächlich entstehen

Bei der Schätzung wird häufig nur der sichtbare Teil gesehen: die Entwicklung oder die Lizenz. Die Kosten entstehen aber an mehreren Stellen:

Wer nur den Anschaffungspreis betrachtet, plant an einem Teil der Kosten vorbei. Laufende Posten gewinnen laut Lünendonk an Gewicht: steigende Softwarelizenzgebühren, verbrauchsabhängige Abrechnungsmodelle und bei KI-Anwendungen die Token-Kosten, also die Nutzungsgebühren für KI-Modelle. Bitkom bestätigt das für KI-Projekte: Als großen Kostenpunkt nennen nur 21 Prozent der Anwender Abos und Lizenzen, aber 50 Prozent die Aufbereitung der Daten und 41 Prozent die Integration in bestehende Systeme.

Rechenbeispiel: ein Vorhaben in Euro

Das folgende Beispiel ist fiktiv. Die Zahlen dienen dazu, die Methode zu zeigen. Ihre Werte weichen ab, die Rechnung bleibt dieselbe.

Ein Handelsunternehmen mit 25 Beschäftigten erstellt Angebote bisher von Hand aus mehreren Quellen. Das Vorhaben: Die Angebotserstellung wird automatisiert. Daten kommen aus der Warenwirtschaft, die Vorlage füllt sich selbst, ein Mitarbeiter gibt jedes Angebot frei.

Schritt 1: Nutzen pro Jahr

Nicht eingerechnet sind Effekte, die sich schwer beziffern lassen, etwa schnellere Angebote oder eine höhere Abschlussquote. Eine Einschränkung gehört trotzdem dazu: Eingesparte Zeit wird erst zu Geld, wenn sie anders genutzt wird, etwa für Beratung, Kundenkontakt oder weniger Überstunden. Deshalb rechnen wir unten auch einen vorsichtigeren Fall.

Schritt 2: Kosten

Schritt 3: Netto-Nutzen und Amortisation

Der Netto-Nutzen beträgt 12.600 Euro minus 1.800 Euro, also 10.800 Euro pro Jahr. Die Amortisationszeit ergibt sich aus den Einmalkosten geteilt durch diesen Wert. Zur Probe rechnen wir einen zweiten Fall, in dem das Vorhaben nur 60 Prozent des erwarteten Nutzens erreicht (5.760 Euro Netto-Nutzen pro Jahr):

Im Budget steht damit statt „IT: 25.000 Euro“ dieser Eintrag: Vorhaben Angebotserstellung, einmalig 15.000 bis 25.000 Euro unter den genannten Annahmen, laufend 1.800 Euro pro Jahr, erwartete Amortisation 1,4 bis 2,3 Jahre, im vorsichtigen Fall bis zu 4,3 Jahre. Das ist eine Größenordnung, über die eine Geschäftsführung entscheiden kann.

Bei einer erwarteten Nutzungsdauer von fünf Jahren amortisiert sich das Vorhaben im Beispiel in allen sechs Fällen, im ungünstigsten knapp. Die Tabelle zeigt auch, wann sich ein Vorhaben nicht lohnt: Wenn die Amortisation länger dauert als die erwartete Nutzungsdauer, ist es unter diesen Annahmen zu teuer. Das ist eine Information und kein Misserfolg. Drei Wege bleiben: den Umfang verkleinern, den Nutzen genauer messen oder das Vorhaben verschieben, bis sich die Annahmen ändern. In jedem Fall entscheidet die Geschäftsführung dann auf Basis von Zahlen und nicht nach Gefühl.

So ermitteln Sie den Nutzen für das eigene Vorhaben

Das Rechenbeispiel lässt sich auf jedes Vorhaben übertragen. Vier Schritte genügen:

So holen Sie die Größenordnung vom Dienstleister ein

Eine grobe Einschätzung braucht keine fertige Spezifikation. Vier Punkte genügen:

Neun Fragen an den Dienstleister vor der Budgetrunde

Mit diesen Fragen wird aus einer Zahl eine Grundlage, die sich prüfen lässt. Sie passen auf jedes IT-Vorhaben, ob Software, App, Automatisierung oder KI-Anwendung.

Ein Gespräch mit diesen Fragen ist gut investierte Zeit. Es erspart später viele Rückfragen, wenn das Budget verteidigt werden muss.

Vier typische Fehler bei der Budgetierung

Diese vier Fehler sehe ich in der Praxis am häufigsten:

So steht es im Plan

Wenn Spanne und Nutzen geklärt sind, braucht das Budget nur noch eine saubere Form. Drei Gedanken helfen dabei.

Fazit

Eine belastbare Größenordnung entsteht durch ausgesprochene Annahmen, eine Spanne und eine Messgröße. Eine genauere Schätzung allein leistet das nicht. Wer so in die Budgetrunde geht, kann ein Vorhaben begründen, statt es zu verteidigen.

Das Teuerste in der IT ist nicht, wenn ein Projekt scheitert oder sich verzögert. Das Teuerste ist, wenn Sie es gar nicht erst beginnen. Eine Spanne mit Annahmen ist der einfachste Weg, den Anfang möglich zu machen.

Häufige Fragen

Über den Autor: Naveed Ahmad ist Geschäftsführer der Insivio IT GmbH in Flörsheim am Main und seit über 25 Jahren in der IT tätig. Er setzt IT- und KI-Projekte für den Mittelstand um und spricht auf Bühnen und Messen über IT&KI als Wachstumsfaktor. 2026 wurde er zweimal als Speaker ausgezeichnet.

Quellen: Bitkom, Presseinformation „Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen KI“, 14. September 2026 (repräsentative Befragung von 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten). Lünendonk, Studie „Der Markt für IT-Dienstleistungen in Deutschland“ 2026, wiedergegeben vom IT Finanzmagazin, 6. August 2026. Statistisches Bundesamt, Arbeitskosten 2025 (45,00 Euro je geleisteter Arbeitsstunde im Produzierenden Gewerbe und im Dienstleistungsbereich), wiedergegeben von der IHK Heilbronn-Franken.

Bildquelle: Aufmacher: Jakub Żerdzicki / Unsplash. Porträt: Insivio IT