Woran Mittelständler eine gute ERP-Einführung erkennen

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Bis zu 75 Prozent aller ERP-Projekte überschreiten den geplanten Zeit- und Kostenrahmen, schreibt Chantal Ruppert aus der Geschäftsführung von GITO Media im Editorial der Fachzeitschrift ERP Management. Bei der Auswahl eines neuen Systems rückt damit neben Funktionen und Lizenzpreis die Frage in den Blick, wie ein Anbieter oder Implementierungspartner die ERP-Einführung anlegt.

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Warum ERP-Projekte den Plan reißen

Die Zahl stammt aus dem Editorial der Ausgabe 1/2026 von ERP Management, die der Berliner GITO Verlag herausbringt. Ruppert führt die Überschreitungen darauf zurück, dass Vorstände und Geschäftsführungen ERP nicht als strategisches Transformationsprojekt behandeln und die nötige Expertise nicht mitbringen. Dazu zählt sie Commitment, realistische Erwartungen, konsequentes Projektmanagement, aktives Risikomanagement und die Einbindung der Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess.

Fast alle diese Punkte betreffen die Art, wie ein Projekt geführt wird. Diese Arbeit trägt der Kunde gemeinsam mit seinem Anbieter, weil Prozessaufnahme, Datenübernahme, Tests und Schulungen nur im Zusammenspiel beider Seiten gelingen. Ein Angebot mit Lizenzen und Beratertagen zeigt allerdings nur teilweise, wie diese Arbeit verteilt ist und mit welcher Methode der Partner sie angeht.

Was ist ein Implementierungspartner? Viele ERP-Hersteller führen ihre Software nicht selbst beim Kunden ein. Das übernehmen Partnerunternehmen, die das System einrichten, Daten übernehmen, Anwender schulen und oft eigene Branchenerweiterungen anbieten.

Ein Sonderpreis für das Einführungsvorgehen

Wie sich Einführungsqualität von außen bewerten lässt, zeigt der Wettbewerb „ERP-System des Jahres“, den der GITO Verlag mit Partnern aus Wissenschaft, Fachmedien und IT-Branche ausrichtet. Die Kategoriepreise vergibt eine Expertenjury nach einem öffentlichen Online-Pitch, in dem Anbieter ihre Lösung vorstellen und Fragen beantworten. Der Sonderpreis „Bestes Einführungsvorgehen“ beruht laut Veranstalter auf einer unabhängigen Kundenbefragung des Center for Enterprise Research (CER) der Universität Potsdam und bildet damit die Sicht der Anwender auf ihre Projekte ab.

In der Ausgabe 2026 ging der Sonderpreis an die GOB Software & Systeme aus Krefeld, die zudem Gold in der Kategorie Großhandel für ihre auf Microsoft Dynamics 365 Business Central basierende Lösung unitop erhielt, wie das Unternehmen in einer Pressemitteilung mitteilt. Den Erfolg von ERP-Projekten misst GOB nach den Worten von Geschäftsführer Robert Küpper daran, „ob Prozesse effizienter werden, Informationen schneller verfügbar sind und Entscheidungen auf einer besseren Grundlage getroffen werden können“. Wie viele Kunden befragt wurden und mit welchen Fragen, nennen weder die Mitteilung noch die Wettbewerbsseite.

Referenzkunden richtig lesen

Referenzen sind für Mittelständler der direkteste Weg, das Einführungsvorgehen eines Anbieters kennenzulernen. Weil Anbieter ihre Referenzen selbst auswählen, zeigt die Liste vor allem ihre gelungenen Projekte. Aussagekräftig wird ein Gespräch, wenn der Referenzkunde in Branche, Größe und Ausgangslage dem eigenen Unternehmen ähnelt und das Projekt nicht lange zurückliegt, da Beraterteams und Methoden bei Partnern wechseln können.

Ergiebig sind Gespräche mit der Person, die das Projekt beim Kunden geleitet hat. Sie kann sagen, ob der Starttermin gehalten wurde, wie weit die Kosten vom Angebot abwichen und wie die Datenübernahme verlief. Ebenso aufschlussreich ist, welche Berater aus dem Angebot tatsächlich im Projekt arbeiteten und wie schnell der Support in den ersten Monaten nach dem Start reagierte.

Wohin Individualanpassungen wandern

Individualanpassungen werden spätestens zum Thema, wenn der Support für ein altes System ausläuft und der Umstieg ansteht. Norbert Gronau, Leiter des Center for Enterprise Research an der Universität Potsdam und Herausgeber von ERP Management, beantwortet in derselben Ausgabe die Frage eines Geschäftsführers aus der Stahlerzeugung, dessen stark angepasstes System auf Microsoft Navision, dem Vorgänger von Business Central, aus dem Support läuft. Gronau beschreibt dafür ein Prüfverfahren seiner Beratungsfirma Potsdam Consulting. Für jede Ressource, die das alte ERP verwaltet, wird geprüft, welche Aufgabe in welcher Häufigkeit anfällt. Daraus folgt, ob die Aufgabe in den ERP-Standard wandert, in eine Speziallösung mit Schnittstelle, in eine NoCode- oder LowCode-Anwendung oder bei seltenen Verwaltungsaufgaben in eine Excel-Tabelle.

Bei einem Spezialstahlhersteller führte diese Prüfung laut Gronau zu der Empfehlung, die Maschineneinsatzplanung in einer Speziallösung abzubilden und die Zeiterfassung nicht in das neue ERP-System zu übernehmen. Branchenlösungen setzen an derselben Stelle an, weil sie auf einem Standardsystem aufbauen und typische Abläufe einer Branche wie Großhandel oder Fertigung bereits mitbringen. Für die Auswahl zählt deshalb, wie viele Kunden derselben Branche ein Partner mit seiner Lösung betreut und wie er Updates des Basissystems in seine Erweiterungen überführt.

Fragen an Anbieter vor der Unterschrift

Zu den Fragen an Anbieter gehören auch die KI-Funktionen eines Systems. Viele davon arbeiten mit den Daten, die das ERP führt, etwa Kundenhistorie, Artikelstamm, Aufträge und Lagerbestände. Ihre Ergebnisse hängen deshalb an denselben Stammdaten, die bei der Einführung übernommen und bereinigt werden. Für KI-Funktionen, die Unternehmensdaten auswerten, wird eine saubere Datenmigration damit zur Voraussetzung.

In der Auswahl stellen sich bei KI-Funktionen drei Fragen: ob sie im Lizenzpreis enthalten sind oder nach Verbrauch abgerechnet werden, wo die Daten verarbeitet werden und ob der Partner die Funktion bereits bei Kunden im Betrieb hat. Ruppert empfiehlt im Editorial, ein System zu wählen, bei dem Unternehmen die Kontrolle behalten und europäische Regulierungen erfüllt werden.

Mittelständler, die Angebote vergleichen, machen das Einführungsvorgehen mit wenigen Fragen sichtbar. Dazu gehört, nach welcher Methode und in welchen Phasen der Partner vorgeht, wer auf seiner Seite das Projekt leitet und ob diese Person im Vertrag benannt ist. Hinzu kommen die Verteilung von Datenmigration und Tests, der Umfang eines Festpreises, die Abrechnung von Änderungswünschen und die Betreuung in den ersten Wochen nach dem Start.

Wer eine Auszeichnung wie den Sonderpreis in die Auswahl einbezieht, fragt den Anbieter nach Zahl und Auswahl der befragten Kunden und gleicht das Ergebnis mit eigenen Referenzgesprächen ab.

Häufige Fragen

Bildquelle: KI-generiert (Oktober 2026)