Zwei ERP-Systeme nach dem Zukauf: Was tun?

4 Min. Lesezeit

Nach einem Zukauf müssen das Stammhaus und die übernommene Firma weiterarbeiten, während die Geschäftsführung über ihre ERP-Systeme entscheidet. Beide Systeme können zunächst bestehen bleiben, über Schnittstellen verbunden oder auf einer gemeinsamen Plattform zusammengeführt werden. Welche Lösung passt, hängt von den Geschäftsprozessen, den benötigten Daten und dem Zeitplan ab. Eine frühe Bestandsaufnahme schützt davor, wichtige Funktionen bei der Integration zu übersehen.

Drei Wege für die Systeme nach dem Zukauf

Parallelbetrieb: Beide Firmen arbeiten zunächst mit ihren bestehenden ERP-Systemen. Das schafft Zeit für die Bestandsaufnahme und kann auch längerfristig passen, wenn die Gesellschaften weitgehend eigenständig arbeiten. Für gemeinsame Auswertungen muss jedoch feststehen, wer welche Daten liefert und wie Unterschiede abgeglichen werden. Lizenz-, Betriebs- und Pflegekosten beider Systeme gehören in die Rechnung. Ein vereinbarter Überprüfungstermin verhindert, dass die Lösung ungeprüft weiterläuft.

Anbindung: Beide Systeme bleiben bestehen und tauschen ausgewählte Daten über Schnittstellen aus. Das kann sinnvoll sein, wenn die Tochter eigene Abläufe behalten soll und die Gruppe dennoch regelmäßig gemeinsame Informationen benötigt. Vorab ist zu klären, welches System für einen Datensatz führend ist, wie Änderungen übertragen werden und wer Fehler bearbeitet. Eine Schnittstelle kann auch als Übergang dienen, bis eine spätere Migration vorbereitet ist.

Migration: Die übernommene Firma wechselt auf ein gemeinsames Zielsystem. Das kann passen, wenn sich ihre Anforderungen dort abbilden lassen und ein gemeinsamer Betrieb den Aufwand rechtfertigt. Vor der Entscheidung müssen Fachbereiche prüfen, welche Funktionen, historischen Daten und offenen Vorgänge übernommen werden sollen. Auch Anpassungen am Zielsystem und die Kosten der Umstellung gehören in den Vergleich.

Vier Fragen vor der Entscheidung

Die Geschäftsführung sollte die Antworten mit den Verantwortlichen aus beiden Unternehmen erarbeiten:

1. Wie eigenständig soll die zugekaufte Gesellschaft künftig arbeiten?
2. Welche Abläufe und Sonderfunktionen sind für ihre Leistungserbringung wichtig?
3. Welche Daten benötigt die Gruppe für Steuerung und Abschluss und bis wann?
4. Welche einmaligen und laufenden Kosten entstehen für Betrieb, Schnittstellen und eine mögliche Migration?

Zur Bestandsaufnahme gehören außerdem Verträge und Laufzeiten, vorhandene Schnittstellen, Zuständigkeiten und der Zustand der Stammdaten. Falls die Prüfung bereits vor dem Kauf möglich ist, kann sie in die Due Diligence einfließen. Nach dem Kauf liefert sie die Grundlage für einen belastbaren Integrationsplan.

Stammdaten und Schnittstellen verbindlich regeln

Kunden, Lieferanten und Artikel können in beiden Systemen unterschiedlich bezeichnet oder mehrfach angelegt sein. Für jede gemeinsam genutzte Datenart braucht es daher eine Vereinbarung: Wo wird sie gepflegt, wer darf sie ändern und wie werden Abweichungen geklärt? Bei einer Anbindung muss zusätzlich feststehen, welche Daten in welche Richtung und wie häufig übertragen werden.

Bei einer Migration kommen offene Aufträge, Bestände und Salden hinzu. Microsoft führt in seiner Dokumentation zur Datenmigration die Zuordnung von Feldern, die Prüfung der Datenqualität und die Festlegung von Zuständigkeiten als Aufgaben auf. Die Hinweise beziehen sich auf Dynamics 365, die Fragen sind auch für den Vergleich anderer ERP-Projekte nützlich.

Umstellung mit den Fachbereichen vorbereiten

Menschen aus Vertrieb, Einkauf, Produktion und Buchhaltung kennen die Abläufe, die das System unterstützen muss. Ihre Prüfung zeigt beispielsweise, ob ein Auftrag vom Eingang bis zur Rechnung im gewählten Zielprozess bearbeitet werden kann. Die IT ergänzt die Sicht auf Schnittstellen, Berechtigungen und Betrieb. Microsoft nennt die Einbindung von Prozessverantwortlichen sowie Tests und Schulungen in seiner Implementierungsstrategie.

Vor einem Systemwechsel sollten Datenübernahme und kritische Abläufe mit repräsentativen Daten getestet werden. Ein Umstellungsplan legt fest, wer wann entscheidet, wie lange Systeme für die Übernahme stillstehen dürfen und wie bei schwerwiegenden Problemen vorzugehen ist. Die Fachverantwortlichen geben die Ergebnisse vor dem Start frei. Auch für eine neue Schnittstelle braucht es Tests und eine Regelung für den laufenden Support.

Häufige Fragen