Zwei ERP-Systeme nach dem Zukauf: Was tun?
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Der Vertrag ist unterschrieben, der Berater sitzt schon im Zug zurück. Jetzt beginnt der Teil, über den im Kaufvertrag am wenigsten steht. Die gekaufte Firma muss weiterliefern, während die Zentrale Ordnung schaffen will. Auf dem Bildschirm des Geschäftsführers laufen zwei ERP-Systeme nebeneinander, die voneinander nichts wissen. Die erste Entscheidung darüber ist keine IT-Frage. Sie ist ein Test, ob der Käufer verstanden hat, was er gerade gekauft hat. Die gefährlichste Antwort ist die, die sich am saubersten anfühlt.
Das Wichtigste in Kürze
- Der teure Reflex. Die zugekaufte Firma sofort auf das eigene System zu migrieren wirkt sauber. Oft zerstört es genau das, wofür gekauft wurde.
- Drei Wege. Weiterbetreiben, anbinden oder migrieren. Die reine Migration gehört in die Ausnahme, nicht in den Default.
- Der echte Engpass. Die Integration entscheidet sich bei den Schlüsselpersonen der gekauften Firma, nicht im Serverraum.
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Der Reflex, der den Kaufwert zerstört
Die meisten Mittelständler greifen nach dem Closing instinktiv zur Migration. Die Tochter kommt auf das eigene ERP, ein System, eine Zahlenreihe, sauber. Genau hier liegt der Fehler. Eine zugekaufte Firma wurde oft gekauft, weil sie etwas kann, das das Stammhaus nicht kann. Dieses Etwas steckt selten in einer Präsentation, sondern in gewachsenen Abläufen und einer Sonderlogik, die kein Handbuch beschreibt. Wer das überschreibt, zahlt den Kaufpreis zweimal.
Drei Wege, drei Konsequenzen
Es gibt drei Optionen. Entscheidend ist nicht, welche am saubersten klingt, sondern welche Konsequenz das Geschäft trägt.
| Weg | Hauptrisiko | Wann es trotzdem stimmt |
|---|---|---|
| Weiterbetreiben | friert zwei Welten ein, kostet Tempo und Geld | kurze Haltedauer, klare Trennung |
| Anbinden | verlangt klare Zuständigkeit für die Stammdaten | heterogene Prozesse, Tochter hängt an lokaler IT |
| Migrieren | gewachsene Prozesse und Leute gehen verloren | Prozesse lassen sich ohne Verlust zusammenführen |
In den meisten Mittelstands-Zukäufen ist Weiterbetreiben mit festem Enddatum oder Anbinden die weniger zerstörerische Wahl. Vereinheitlichen fühlt sich nach Kontrolle an und ist genau deshalb der häufigste Fehler.
Vier Fragen vor der ERP-Entscheidung
Diese vier Fragen lassen sich am Küchentisch beantworten, lange bevor die IT eine Empfehlung schreibt.
- Wie lange soll die zugekaufte Gesellschaft eigenständig bleiben?
- Wie unterschiedlich sind ihre Prozesse von denen im Stammhaus?
- Welcher Teil ihres Umsatzes hängt an Funktionen, die euer eigenes ERP nicht abbildet?
- Wie schnell muss der erste gemeinsame Abschluss stehen?
Der Engpass sitzt nicht im Serverraum
Der IT-Leiter der Tochter sitzt am ersten Morgen nach dem Closing in seinem Büro und wartet auf einen Anruf aus der Zentrale. Kommt keiner, verteidigt er ab der zweiten Woche seine Prozesse, statt sie zu öffnen. Lokale Eigenheiten stecken in Köpfen, nicht in der Doku. Das Tempo entscheidet sich nicht am Projektplan, sondern daran, wann die Schlüsselpersonen der Tochter wieder offen sprechen. Zu schnelles Vereinheitlichen treibt sie aus dem Haus, zu langsames verbrennt Geld im Doppelbetrieb.
Wie das Anbinden praktisch aussieht
Wer den mittleren Weg wählt, bindet die Tochter als eigene Einheit an und steuert zentral nur die geteilten Stammdaten. Eine Möglichkeit ist ein mandantenfähiges ERP-Konzept. Multidata arbeitet etwa mit getrennten Klienten innerhalb einer gemeinsamen Struktur, die Tochter behält ihr Auftragswesen und meldet nur die geteilten Stammdaten an die Zentrale. Andere Häuser lösen denselben Punkt über zwei Instanzen mit einer Middleware dazwischen oder lassen die Tochter für eine definierte Haltedauer ganz separat laufen.
Der Weg funktioniert, wenn die Prozesse der Tochter eigenständig bleiben sollen. Er funktioniert nicht, wenn am Ende doch alles vereinheitlicht werden soll. Dann ist die Anbindung nur ein teurer Umweg zur Migration.
Was am häufigsten schiefgeht
Drei Muster wiederholen sich. Die Migration läuft als reines IT-Projekt ohne einen Verantwortlichen für die Prozesse. Die Stammdaten werden auf irgendwann verschoben und kollidieren beim ersten gemeinsamen Abschluss. Und die Übernommenen hören wochenlang nichts, bis aus Unsicherheit Widerstand wird. Keiner dieser Fehler ist technisch. Kontrolle nach einem Zukauf ist richtig. Aber Kontrolle, die den Kaufgrund zerstört, ist keine Integration.
Häufige Fragen
Sollte die zugekaufte Firma immer auf unser System migriert werden?
Nein. Die Migration ist nur eine von drei Optionen und passt bei hoher Prozessähnlichkeit. Bei eigenständigen Prozessen zerstört sie oft den Wert, für den gekauft wurde. Dann sind Weiterbetreiben oder Anbinden die klügere Wahl.
Was kostet der Parallelbetrieb wirklich?
Mehr als die doppelten Lizenzen. Teuer sind die Doppelpflege der Stammdaten, die Fehler an den Schnittstellen und die Frage, welches System im Zweifel die führende Quelle ist. Wer weiterbetreibt, braucht ein klares Enddatum.
Gehört das ERP-Thema schon in die Due Diligence?
Unbedingt. In vielen Zukäufen hat die IT in der Due Diligence keine Stimme, geprüft werden Bilanzen, nicht die Frage, ob zwei Systeme zusammenpassen. Wer das vorzieht, kennt den Integrationsaufwand vor dem Closing statt erst danach.
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