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18.11.2016

Fünf Tipps fürs Büro: So werden Meetings endlich effizienter

Niemand kann bestreiten, dass Meetings fester Bestandteil des Büroalltags sind. Zwar gehen im direkten Austausch weniger Informationen verloren als per Mail oder Telefon – dafür aber umso mehr Zeit. Deshalb verraten wir Ihnen fünf Tipps, mit denen Ihre Meetings in Zukunft effizienter ablaufen.

Folgendes Szenario kommt Ihnen bestimmt bekannt vor: Im Kalender tauchen immer mehr Meetings auf, Sie hetzen von einer Besprechung zur nächsten – und schon ist der halbe Tag vorbei, ohne dass Sie zu Ihrer eigentlichen Arbeit gekommen sind. Die Unternehmensgröße ist dabei völlig irrelevant. Egal ob Mittelstand oder Großkonzern, das Problem mit den zahllosen Meetings kennt jede Firma.

Wir verraten Ihnen fünf von unserer Redaktion erprobte Tricks, mit denen Sie zukünftig in Besprechungen Zeit und Nerven sparen können. Kleiner Hinweis vorab: Alles steht und fällt mit der Vorbereitung.

Wer sich schon vor dem Meeting informiert, kommt schneller zum Ziel. (Bild: Evernine)

1. Lesen Sie die Agenda

Klingt selbstverständlich – macht aber dennoch nicht jeder. Wenn schon im Vorfeld Informationen zum Sinn und Zweck des Treffens zur Verfügung stehen, dann sollten Sie diese unbedingt lesen. Wenn sich alle Teilnehmer schon vorab kurz briefen, geht das ganze Meeting schneller von statten – und liefert bessere Ergebnisse.

Und wenn mal keine Agenda vorhanden ist: Erkundigen Sie sich proaktiv nach den Kernthemen. Selbst ein paar Bullet Points können oftmals schon sehr aufschlussreich sein und dabei helfen, sich im Vorfeld Gedanken zum Diskussionsthema zu machen.

2. Grund der Teilnahme hinterfragen

„Muss ich wirklich dabei sein?“ – Diese Frage sollten Sie sich jedes Mal stellen, bevor Sie blind die Teilnahmen an einem Meeting bestätigen. Oftmals werden mehr Kollegen zum Treffen einberufen, als eigentlich nötig.

Sollte Ihnen nicht ganz klar sein, warum Ihre Anwesenheit erforderlich ist, dann fragen Sie ruhig nach. Nichts ist ermüdender als ein Meeting, bei dem erst hinterher auffällt, dass man eigentlich nichts beizutragen hatte.

Und wenn mal keine Agenda vorhanden ist: Erkundigen Sie sich proaktiv nach den Kernthemen. Selbst ein paar Bullet Points können oftmals schon sehr aufschlussreich sein und dabei helfen, sich im Vorfeld Gedanken zum Diskussionsthema zu machen.

2. Grund der Teilnahme hinterfragen

 

„Muss ich wirklich dabei sein?“ – Diese Frage sollten Sie sich jedes Mal stellen, bevor Sie blind die Teilnahmen an einem Meeting bestätigen. Oftmals werden mehr Kollegen zum Treffen einberufen, als eigentlich nötig.

Sollte Ihnen nicht ganz klar sein, warum Ihre Anwesenheit erforderlich ist, dann fragen Sie ruhig nach. Nichts ist ermüdender als ein Meeting, bei dem erst hinterher auffällt, dass man eigentlich nichts beizutragen hatte.

3. Erkennen Sie Ihre Rolle im Meeting

3. Erkennen Sie Ihre Rolle im Meeting

Werden Sie sich schon im Vorfeld bewusst, was Ihre Rolle im Treffen ist – und wo damit Ihre Verantwortung liegt. Es macht einen erheblichen Unterschied, ob Sie ein Meeting leiten und moderieren, den Vermittler spielen oder nur zur Diskussion beitragen sollen.

Wenn jeder Mitarbeiter weiß, was von ihm erwartet wird, führt das zu einer viel gezielteren Vorbereitung – und die führt schneller zum Ergebnis. Es lohnt sich, die Aufgabenverteilung klar zu kommunizieren.

Gute Vorbereitung auf ein Meeting ist das A und O. (Bild: Evernine)

4. Machen Sie sich einen Spickzettel

Sie haben die Agenda gelesen und wissen, worum es geht. Im nächsten Schritt geht es darum, sich zu überlegen, was genau Sie zur Problematik beitragen können. Im Meeting bleibt wenig Zeit, um sich darüber ausführlich Gedanken zu machen.

Oftmals lohnt sich schon ein kleiner Spickzettel als Hilfestellung. Damit Sie nicht den Faden verlieren, notieren Sie sich vorab die wichtigsten Punkte, die Sie ansprechen möchten. So geht im sprichwörtlichen Eifer des Gefechts garantiert nichts unter.

4. Machen Sie sich einen Spickzettel

 

Sie haben die Agenda gelesen und wissen, worum es geht. Im nächsten Schritt geht es darum, sich zu überlegen, was genau Sie zur Problematik beitragen können. Im Meeting bleibt wenig Zeit, um sich darüber ausführlich Gedanken zu machen.

Oftmals lohnt sich schon ein kleiner Spickzettel als Hilfestellung. Damit Sie nicht den Faden verlieren, notieren Sie sich vorab die wichtigsten Punkte, die Sie ansprechen möchten. So geht im sprichwörtlichen Eifer des Gefechts garantiert nichts unter.

5. Achten Sie auf eine gute Präsentation

Seien wir ganz ehrlich: Wer endlose Frontalvorträge hält, verliert schon nach wenigen Minuten die Aufmerksamkeit seiner Zuhörer. Gerade im Meeting resultiert das immer wieder in verschwendeter Zeit.

Gestalten Sie Ihre Beiträge interessanter, indem Sie sie mit griffigem Material unterlegen. Dank moderner Präsentationssysteme geht es heute kinderleicht, via Laptop, Tablet oder Smartphone relevante Bilder, Statistiken oder Videos einzuspielen. Das führt nicht nur zu besserem Verständnis, sondern sorgt dafür, dass die Inhalte auch hängen bleiben.

Dieser Beitrag basiert auf einer Pressemitteilung von wePresent, Oktober 2016.

Quelle Titelbild: wePresent

5. Achten Sie auf eine gute Präsentation

 

Seien wir ganz ehrlich: Wer endlose Frontalvorträge hält, verliert schon nach wenigen Minuten die Aufmerksamkeit seiner Zuhörer. Gerade im Meeting resultiert das immer wieder in verschwendeter Zeit.

Gestalten Sie Ihre Beiträge interessanter, indem Sie sie mit griffigem Material unterlegen. Dank moderner Präsentationssysteme geht es heute kinderleicht, via Laptop, Tablet oder Smartphone relevante Bilder, Statistiken oder Videos einzuspielen. Das führt nicht nur zu besserem Verständnis, sondern sorgt dafür, dass die Inhalte auch hängen bleiben.

 

Dieser Beitrag basiert auf einer Pressemitteilung von wePresent, Oktober 2016.

Quelle Titelbild: wePresent

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