Digital Procurement: Effizienzsteigerung im Mittelstand
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Bestellungen, Rechnungen und Lieferantendaten laufen im Einkauf häufig über mehrere Beteiligte und Systeme. Digitale Beschaffung setzt an diesen Übergängen an: Sie kann Informationen bündeln und wiederkehrende Schritte unterstützen. Im Einkaufsbarometer 2026 nennen 64,8 Prozent der Befragten fehlende Zeit und personelle Ressourcen als größte Hürde für die Digitalisierung. Für mittelständische Unternehmen zählt deshalb ein Einstieg, der zu ihren Abläufen und Kapazitäten passt.
Das Wichtigste in Kürze
- Lieferantenmanagement bleibt ein wichtiger Ansatzpunkt. Im Einkaufsbarometer 2026 sehen 70,1 Prozent der Befragten dort den größten Digitalisierungsbedarf.
- Ein begrenzter Prozess erleichtert den Einstieg. Unternehmen können etwa Bestellanforderung, Freigabe und Rechnungsprüfung für eine Warengruppe gemeinsam betrachten.
- KI-Ergebnisse brauchen Kontrolle. Beim Prüfen von Angeboten oder Verträgen sollten Zuständigkeiten, Datenzugriff und Freigaben vor dem Einsatz feststehen.
Wo Einkaufsabteilungen Digitalisierungsbedarf sehen
Für das Einkaufsbarometer Mittelstand 2025 befragten Onventis, der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik und die ESB Business School mehr als 350 Einkaufsverantwortliche aus europäischen Unternehmen. Nach der Zusammenfassung des Verbands nutzte eines von vier befragten Unternehmen eine digitale Plattform für die Zusammenarbeit mit Lieferanten. Das Ergebnis beschreibt die befragten Unternehmen und lässt sich nicht ohne Weiteres auf den gesamten deutschen Mittelstand übertragen.
Die Studienseite zur Ausgabe 2026 nennt weiterhin das Lieferantenmanagement als Schwerpunkt: 70,1 Prozent der Befragten sehen dort den größten Digitalisierungsbedarf. 64,8 Prozent nennen fehlende Zeit und personelle Ressourcen als größte Hürde. Die Angaben zeigen, wo die Teilnehmenden Bedarf und Schwierigkeiten sehen. Sie belegen für sich genommen keine Einsparung durch eine Plattform.
Was ist Digital Procurement? Der Begriff bezeichnet den Einsatz digitaler Werkzeuge für Beschaffungsaufgaben. Dazu können die Suche und Auswahl von Lieferanten, Bestellungen, Freigaben, Rechnungsprüfung und die Auswertung von Einkaufsdaten gehören.
Bei Bestellung und Rechnung beginnen
Ein möglicher Einstieg ist der Ablauf von der Bestellanforderung bis zur Zahlung. Dieser Bereich wird häufig als Purchase-to-Pay oder P2P bezeichnet. Vor einer Softwareauswahl lohnt es sich aufzunehmen, wer einen Bedarf meldet, wer ihn freigibt und wie Bestellung, Wareneingang und Rechnung zusammengeführt werden.
Für einen ersten Test eignet sich eine klar abgegrenzte Warengruppe oder ein wiederkehrender Beschaffungsvorgang. Das Unternehmen legt dabei fest, welche Angaben eine Anforderung enthalten muss, wer bis zu welchem Betrag freigibt und wie Ausnahmen behandelt werden. Für die Bewertung helfen vorab vereinbarte Kennzahlen: etwa die Zeit zwischen Anforderung und Bestellung oder die Zahl der Rechnungen, die wegen fehlender Angaben nachbearbeitet werden müssen.
Ob eine Umstellung wirtschaftlich ist, hängt unter anderem vom Umfang der Bestellungen, den Einführungskosten und dem Aufwand für die Beteiligten ab. Eine allgemeingültige Amortisationsfrist lässt sich daraus nicht ableiten.
Lieferanten und Fachabteilungen einbinden
Eine Plattform kann nur dann als gemeinsamer Arbeitsort dienen, wenn die benötigten Lieferanten und internen Stellen damit arbeiten können. Vor der Einführung sollten Einkauf und IT deshalb prüfen, welche Daten bereits vorliegen, wer sie pflegt und wie Lieferanten Änderungen übermitteln. Dazu gehören beispielsweise Ansprechpartner, Zahlungsbedingungen und gültige Verträge.
Auch Bestellungen außerhalb vereinbarter Beschaffungswege lassen sich gezielter betrachten, wenn die Gründe bekannt sind. Fehlen passende Artikel im Katalog? Dauert die Freigabe zu lange? Oder kennen Fachabteilungen den vereinbarten Prozess nicht? Die Antworten helfen dabei, Regeln und Werkzeug gemeinsam anzupassen.
Bei der Anbieterauswahl sind neben Lizenz- und Einführungskosten die Schnittstellen zu vorhandenen Systemen relevant. Unternehmen sollten außerdem klären, wie Lieferanten angebunden werden, welche Daten exportierbar sind und welcher Aufwand bei einem späteren Wechsel entsteht.
KI für begrenzte Aufgaben prüfen
KI-Werkzeuge können den Einkauf beispielsweise dabei unterstützen, Angaben aus Angeboten oder Verträgen für eine Prüfung aufzubereiten. Ob das im konkreten Prozess Zeit spart, sollte ein Unternehmen mit eigenen Dokumenten und einem nachvollziehbaren Vergleich prüfen. Die fachliche Prüfung bleibt wichtig, weil eine Zusammenfassung Angaben übersehen oder falsch zuordnen kann.
Vor einem Test stehen drei Fragen: Welche Dokumente darf das Werkzeug verarbeiten? Wer prüft das Ergebnis? Und welche Handlung darf das System selbst auslösen? Bei Preisen, Vertragsbedingungen und Bestellungen sollten Freigaben und Zuständigkeiten festgelegt sein. So lässt sich ein Anwendungsfall anhand seiner Ergebnisse bewerten, bevor weitere Aufgaben hinzukommen.
Häufige Fragen
Was unterscheidet Purchase-to-Pay von Source-to-Pay?
Purchase-to-Pay umfasst den operativen Ablauf von der Bestellanforderung bis zur Zahlung. Source-to-Pay schließt vorgelagerte Aufgaben wie Lieferantensuche, Ausschreibung und Vertragsabschluss ein.
Wie schnell amortisiert sich eine Beschaffungsplattform?
Das hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Für eine Rechnung sollten Lizenz- und Einführungskosten sowie der laufende Aufwand den tatsächlich gemessenen Veränderungen im Beschaffungsprozess gegenübergestellt werden.
Was bedeutet Maverick Buying?
Damit sind Einkäufe außerhalb vereinbarter Beschaffungswege oder Verträge gemeint. Unternehmen können prüfen, warum diese Bestellungen entstehen und ob Kataloge, Freigaben und Zuständigkeiten zum Bedarf der Fachabteilungen passen.
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