Achats numériques : gagner en efficacité dans les PME

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Les commandes, les factures et les données fournisseurs passent souvent par plusieurs acteurs et systèmes au sein du service achats. Les achats numériques interviennent à ces points de transition : ils peuvent centraliser les informations et faciliter les étapes récurrentes. Dans l’Einkaufsbarometer 2026, 64,8 % des personnes interrogées citent le manque de temps et de ressources humaines comme principal obstacle à la transformation numérique. Pour les PME, il est donc essentiel de commencer par une démarche adaptée à leurs processus et à leurs capacités.

Où les services achats voient-ils des besoins de numérisation ?

Pour l’Einkaufsbarometer Mittelstand 2025, Onventis, la fédération allemande des achats, de la gestion des matériaux et de la logistique (BME) et l’ESB Business School ont interrogé plus de 350 responsables achats d’entreprises européennes. Selon la synthèse de la fédération, une entreprise interrogée sur quatre utilisait une plateforme numérique pour collaborer avec ses fournisseurs. Ce résultat décrit les entreprises interrogées et ne peut pas être transposé sans précaution à l’ensemble des PME allemandes.

La page de l’étude consacrée à l’édition 2026 continue de placer la gestion des fournisseurs parmi les priorités : 70,1 % des personnes interrogées y voient le besoin de numérisation le plus important. Pour 64,8 %, le manque de temps et de ressources humaines constitue le principal obstacle. Ces chiffres montrent les besoins et les difficultés perçus par les participants. À eux seuls, ils ne démontrent pas qu’une plateforme permet de réaliser des économies.

Qu’est-ce que le digital procurement ? Ce terme désigne l’utilisation d’outils numériques pour les tâches liées aux achats. Il peut s’agir de la recherche et de la sélection de fournisseurs, des commandes, des validations, du contrôle des factures et de l’analyse des données d’achat.

Commencer par les commandes et les factures

Une première approche possible consiste à examiner le processus allant de la demande d’achat au paiement. Ce périmètre est souvent appelé Purchase-to-Pay ou P2P. Avant de choisir un logiciel, il est utile de recenser qui exprime un besoin, qui le valide et comment la commande, la réception des marchandises et la facture sont rapprochées.

Une catégorie de produits clairement délimitée ou une opération d’achat récurrente se prête à un premier test. L’entreprise définit alors les informations qu’une demande doit contenir, les personnes habilitées à la valider selon les montants et le traitement des exceptions. Des indicateurs convenus à l’avance facilitent l’évaluation : par exemple le délai entre la demande et la commande ou le nombre de factures nécessitant un traitement complémentaire faute d’informations.

La rentabilité d’une telle transition dépend notamment du volume des commandes, des coûts de mise en œuvre et du travail demandé aux personnes concernées. Il n’est pas possible d’en déduire un délai d’amortissement valable pour toutes les entreprises.

Associer les fournisseurs et les services concernés

Une plateforme ne peut servir d’espace de travail commun que si les fournisseurs et les services internes concernés peuvent l’utiliser. Avant son déploiement, les achats et l’informatique doivent donc vérifier quelles données sont déjà disponibles, qui les tient à jour et comment les fournisseurs transmettent les modifications. Il peut s’agir par exemple des interlocuteurs, des conditions de paiement et des contrats en vigueur.

Il est également plus facile d’examiner les commandes passées en dehors des circuits d’achat convenus lorsque leurs raisons sont connues. Certains articles manquent-ils au catalogue ? La validation prend-elle trop de temps ? Ou les services concernés ignorent-ils le processus convenu ? Les réponses permettent d’adapter à la fois les règles et l’outil.

Pour choisir un fournisseur de solutions, les interfaces avec les systèmes existants comptent autant que les coûts de licence et de mise en œuvre. Les entreprises doivent également déterminer comment les fournisseurs seront connectés, quelles données pourront être exportées et quel travail demanderait un changement ultérieur de solution.

Évaluer l’IA sur des tâches ciblées

Les outils d’IA peuvent par exemple aider les achats à préparer les informations extraites d’offres ou de contrats en vue de leur examen. Pour savoir si cela permet de gagner du temps dans un processus donné, l’entreprise doit effectuer un test avec ses propres documents et une comparaison vérifiable. Le contrôle par un spécialiste reste important, car une synthèse peut omettre des informations ou les attribuer incorrectement.

Trois questions se posent avant un test : quels documents l’outil est-il autorisé à traiter ? Qui vérifie le résultat ? Et quelle action le système peut-il déclencher lui-même ? Pour les prix, les conditions contractuelles et les commandes, les validations et les responsabilités doivent être définies. Il devient ainsi possible d’évaluer un cas d’usage à partir de ses résultats avant d’ajouter d’autres tâches.

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Source de l’image : générée par IA (novembre 2026)

Traduit de l’original allemand par intelligence artificielle. La version allemande fait foi.