Process Mining: ¿dónde pierde dinero compras?

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Entre el pedido y el pago, el proceso de compras pasa por numerosas manos. Process Mining puede mostrar, a partir de datos de eventos, dónde quedan pendientes las aprobaciones o dónde se vuelven a tramitar las facturas. Que esto se traduzca en un ahorro depende de la calidad de los datos y de las medidas posteriores. Para una primera ejecución, las pymes necesitan un proceso claramente delimitado y una pregunta medible.

Qué huellas deja el proceso de compras

¿Qué es Process Mining? Process Mining analiza datos de eventos de sistemas informáticos para examinar los flujos de proceso registrados. Un evento puede ser, por ejemplo, la creación de un pedido o la aprobación de una factura. Un identificador de caso agrupa los eventos. Las marcas de tiempo permiten examinar los intervalos entre los pasos registrados.

Un estudio de caso del grupo de trabajo de IEEE sobre Process Mining muestra por qué es importante elegir el identificador del caso: un pedido puede tener varias facturas. Por eso, un análisis por posición de pedido responde a preguntas distintas de una vista de las facturas individuales.

Para compras conviene plantear una pregunta delimitada: ¿cuánto tiempo transcurre entre la recepción de una factura y su aprobación? ¿O con qué frecuencia se vuelve a revisar una factura antes del pago? Estos patrones señalan puntos que conviene investigar. Por sí solos, todavía no permiten concluir que exista una pérdida económica o un error.

Del tiempo de espera al efecto económico

Un plazo largo hasta la aprobación puede hacer que se acerque la fecha límite para obtener un descuento por pronto pago. Solo al cotejar las condiciones de pago, el importe de la factura y la fecha de pago puede determinarse si realmente se perdió un descuento. Del mismo modo, una revisión repetida puede indicar un proceso laborioso o estar justificada por motivos objetivos.

Por tanto, el área responsable debe examinar primero los casos llamativos: ¿qué pasos son obligatorios? ¿Hubo consultas sobre la cantidad o el precio? ¿Falta algún paso intermedio en el registro? Solo entonces se puede decidir si conviene establecer una regla de sustitución, mejorar el mantenimiento de los datos o modificar el procedimiento de aprobación.

Para comprobar los resultados, el equipo define antes de realizar un cambio un indicador y un periodo de comparación, por ejemplo, el tiempo transcurrido desde la recepción de la factura hasta su aprobación. Después, el área de control de gestión puede comprobar si el indicador ha cambiado y qué efectos económicos pueden atribuirse de forma fiable a partir de los datos disponibles.

Preparar la primera ejecución

Un piloto comienza con un proceso delimitado, por ejemplo, la revisión de facturas de una unidad organizativa seleccionada. Compras y TI determinan conjuntamente qué sistemas contienen los eventos necesarios y cómo se vinculan el pedido, la factura y el pago. La revisión de una muestra de operaciones ayuda a detectar eventos ausentes o atribuidos incorrectamente.

Después, el equipo compara los procesos registrados con las reglas vigentes y comenta las desviaciones con los responsables del proceso. Para los puntos de mejora confirmados se establecen una medida, una persona responsable y una fecha. La duración del piloto depende, entre otros factores, del acceso a los datos, la calidad de las vinculaciones y el alcance del proceso analizado.

Al elegir el software cuentan las fuentes de datos necesarias, las posibilidades de preparación y los costes totales, incluidos la implantación y el funcionamiento. Los proveedores deberían mostrar con un ejemplo concreto de datos cómo su solución vincula pedidos y facturas y cómo pueden rastrearse los resultados. A ello se suman las preguntas sobre derechos de acceso, tratamiento de datos y soporte durante el funcionamiento.

Revisar los datos de los empleados y la participación de sus representantes

Los registros de eventos pueden permitir extraer conclusiones sobre los empleados, por ejemplo, mediante identificadores de usuario o marcas de tiempo combinados con otra información. Es necesario comprobar para cada conjunto de datos si estos son personales. Omitir los nombres por sí solo no basta necesariamente.

Para los datos personales, el Reglamento General de Protección de Datos exige, entre otras cosas, una finalidad determinada, una base jurídica y la minimización de datos. Por ello, las empresas deberían aclarar pronto con el delegado de protección de datos qué campos se necesitan, quién tendrá acceso y durante cuánto tiempo se conservarán los datos.

Si existe un comité de empresa, también debe examinarse su derecho de participación. El § 87, apartado 1, número 6, de la Ley alemana de organización de la empresa (Betriebsverfassungsgesetz) se refiere a la introducción y el uso de dispositivos técnicos para controlar el comportamiento o el rendimiento de los empleados. Si se aplica al proyecto concreto y de qué manera depende de su configuración.

Preguntas frecuentes

Fuente de la imagen: generada con IA (noviembre de 2026)

Traducido del original en alemán con inteligencia artificial. La versión alemana es la de referencia.