Process Mining: Wo verlieren Sie im Einkauf Geld?

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Zwischen Bestellung und Zahlung liegen im Einkauf zahlreiche Übergaben. Process Mining kann anhand von Ereignisdaten zeigen, wo Freigaben warten oder Rechnungen erneut bearbeitet werden. Ob daraus eine Einsparung entsteht, hängt von der Datenqualität und den anschließenden Maßnahmen ab. Für einen ersten Durchlauf brauchen Mittelständler einen klar abgegrenzten Prozess und eine messbare Fragestellung.

Welche Spuren der Einkaufsprozess hinterlässt

Was ist Process Mining? Process Mining wertet Ereignisdaten aus IT-Systemen aus, um aufgezeichnete Prozessabläufe zu untersuchen. Ein Ereignis kann etwa die Anlage einer Bestellung oder die Freigabe einer Rechnung sein. Eine Fallkennung ordnet Ereignisse zusammen. Zeitstempel ermöglichen die Betrachtung von Abständen zwischen den erfassten Schritten.

Eine Fallstudie der IEEE Task Force on Process Mining zeigt, warum die Wahl der Fallkennung wichtig ist: Zu einer Bestellung können mehrere Rechnungen gehören. Eine Auswertung nach Bestellposition beantwortet deshalb andere Fragen als eine Sicht auf einzelne Rechnungen.

Für den Einkauf bietet sich eine eingegrenzte Frage an: Wie viel Zeit vergeht zwischen Rechnungseingang und Freigabe? Oder wie häufig wird eine Rechnung vor der Zahlung erneut geprüft? Solche Muster zeigen Stellen für eine Untersuchung. Aus ihnen allein lässt sich noch kein finanzieller Verlust oder Fehler ableiten.

Von der Wartezeit zum finanziellen Effekt

Eine lange Zeit bis zur Freigabe kann dazu führen, dass ein Skontotermin näher rückt. Ob tatsächlich ein Skonto verloren ging, lässt sich erst durch den Abgleich mit Zahlungsbedingungen, Rechnungsbetrag und Zahlungsdatum feststellen. Ebenso kann eine wiederholte Prüfung auf einen aufwendigen Ablauf hinweisen oder sachlich erforderlich sein.

Der Fachbereich sollte auffällige Fälle deshalb zunächst prüfen: Welche Schritte sind vorgeschrieben? Gab es Rückfragen zu Menge oder Preis? Fehlt ein erfasster Zwischenschritt? Erst danach lässt sich entscheiden, ob eine Vertretungsregel, eine bessere Datenpflege oder eine Änderung des Freigabeverfahrens sinnvoll ist.

Für die Erfolgskontrolle legt das Team vor einer Änderung eine Kennzahl und einen Vergleichszeitraum fest, etwa die Zeit vom Rechnungseingang bis zur Freigabe. Das Controlling kann anschließend prüfen, ob sich die Kennzahl verändert hat und welche finanziellen Effekte anhand der vorhandenen Daten belastbar zuzuordnen sind.

Den ersten Durchlauf vorbereiten

Ein Pilot beginnt mit einem abgegrenzten Ablauf, zum Beispiel der Rechnungsprüfung für eine ausgewählte Organisationseinheit. Einkauf und IT klären gemeinsam, welche Systeme die benötigten Ereignisse enthalten und wie Bestellung, Rechnung und Zahlung miteinander verknüpft werden. Stichproben einzelner Vorgänge helfen dabei, fehlende oder falsch zugeordnete Ereignisse zu erkennen.

Danach vergleicht das Team die erfassten Abläufe mit den geltenden Regeln und bespricht Abweichungen mit den Prozessverantwortlichen. Für bestätigte Ansatzpunkte werden Maßnahme, zuständige Person und Termin festgelegt. Wie lange der Pilot dauert, hängt unter anderem vom Datenzugang, der Qualität der Verknüpfungen und dem Umfang des untersuchten Prozesses ab.

Bei der Softwareauswahl zählen die benötigten Datenquellen, die Möglichkeiten zur Aufbereitung und die Gesamtkosten einschließlich Einführung und Betrieb. Anbieter sollten an einem konkreten Datenbeispiel zeigen, wie ihre Lösung Bestellungen und Rechnungen verknüpft und wie sich Ergebnisse nachvollziehen lassen. Dazu kommen Fragen nach Zugriffsrechten, Datenverarbeitung und Unterstützung im Betrieb.

Beschäftigtendaten und Mitbestimmung prüfen

Ereignisprotokolle können Rückschlüsse auf Beschäftigte ermöglichen, etwa über Benutzerkennungen oder Zeitstempel in Verbindung mit weiteren Informationen. Ob Daten personenbezogen sind, muss für den jeweiligen Datensatz geprüft werden. Das Weglassen von Namen allein genügt dafür nicht zwingend.

Für personenbezogene Daten verlangt die Datenschutz-Grundverordnung unter anderem einen festgelegten Zweck, eine Rechtsgrundlage und Datenminimierung. Unternehmen sollten daher früh mit dem Datenschutzbeauftragten klären, welche Felder benötigt werden, wer Zugriff erhält und wie lange die Daten gespeichert werden.

Besteht ein Betriebsrat, ist zudem die Mitbestimmung zu prüfen. § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz betrifft die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung der Beschäftigten. Ob und wie das im konkreten Vorhaben greift, hängt von der Ausgestaltung ab.

Häufige Fragen

Bildquelle: KI-generiert (November 2026)