60 Prozent der GovTech-Piloten sterben vor dem Regelbetrieb
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Kommunen pilotieren GovTech-Lösungen am laufenden Band. Pro Jahr gehen Bundes- und Landesmittel in dreistelliger Millionenhöhe in Innovationsförderprogramme. Nur ein Bruchteil der pilotierten Lösungen schafft den Sprung in den Regelbetrieb. Das Problem ist selten die Technik. Es sind Vergabe, Refinanzierung und das Fehlen einer Plattform, auf der vorgeprüfte Lösungen ohne neue Ausschreibung verfügbar sind.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Verstetigungslücke ist real. Branchenerhebungen schätzen, dass weniger als die Hälfte aller geförderten GovTech-Pilotprojekte den Übergang in den Regelbetrieb schafft. Die Geld- und Energieverluste tragen Kommunen, Anbieter und Bürger.
- Vergaberecht ist die echte Schwelle. Pilotierungen laufen unter Innovationspartnerschaften oder Beraterverträgen. Der Regelbetrieb verlangt eine reguläre Vergabe, die viele Verwaltungen nicht stemmen.
- Marktplätze sind der Hebel. Vorqualifizierte Beschaffungsplattformen mit kommunalem Sammelvergabemodell ändern die Ökonomie. Sie kappen Vertriebskosten auf Anbieterseite und Beschaffungskosten auf Kommunalseite gleichzeitig.
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Wo Pilotierungen routiniert sterben
Was ist GovTech-Verstetigung? Verstetigung bezeichnet den Übergang einer pilotierten Verwaltungslösung aus dem Förderprojekt in den dauerhaften Regelbetrieb der Kommune. Sie verlangt drei Schritte: eine reguläre vergaberechtliche Beauftragung, eine Refinanzierung im kommunalen Haushalt und eine Skalierungsmöglichkeit über die Pilotkommune hinaus. Verstetigung ist damit weniger eine technische Frage als eine Frage der Anbieter- und Beschaffungsökonomie.
Innovationsfreude ist nicht das Problem deutscher Kommunen. Wer einen Blick in die Förderlandschaft wirft, findet GovTech-Projekte in dreistelliger Zahl: digitale Bauanträge, KI-gestützte Aktenrecherche, Plattformen für Bürgerbeteiligung, Sensorik für Verkehrsplanung. Auffallend oft enden diese Projekte mit einem Abschlussbericht, manchmal mit einem Preis, selten mit einem dauerhaften Vertrag.
Die Gründe sind dieselben drei. Erstens die Vergabe: Pilotierung läuft unter Innovationspartnerschaft, Beratervertrag oder Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb. Der Regelbetrieb verlangt eine reguläre Vergabe nach VgV oder UVgO. Diese Umstellung kostet die Verwaltung Zeit und Geld, die im Pilotbudget nicht vorgesehen sind. Wenn Vergabestelle und Fachamt sich nicht früh abstimmen, läuft die Lösung aus.
Zweitens die Refinanzierung. Pilotmittel sind Projektmittel. Der Regelbetrieb braucht eine Haushaltsstelle, oft im Kernhaushalt der Kommune. Diese Mittel werden im jährlichen Haushaltsplan aufgerufen, gegen andere Investitionen abgewogen und vom Stadtrat beschlossen. Wer die nötigen Beträge nicht zwölf bis achtzehn Monate vor dem Pilotende einplant, hat zum Übergangszeitpunkt keinen Etat.
Drittens das Skalierungs-Vakuum. Eine Lösung, die in Heidelberg funktioniert, ist nicht automatisch in Heilbronn beschaffbar. Jede Kommune muss eigenständig prüfen, ausschreiben und implementieren. Anbieter müssen ihre Vertriebsteams in Bewegung halten, ohne dass die ersten Erfolge die Folgegeschäfte tragen.
Was Rosenbaum ins Spiel bringt
Julian Rosenbaum hat in seinem Beitrag „Braucht Deutschland einen Digitalisierungsföderalismus“ im Forum Wohnen und Stadtentwicklung Heft 2 von 2026 einen Hebel genannt, der diese drei Lücken zugleich adressiert: Marktplätze mit Präqualifizierung. Die Idee ist nicht neu, aber sie verschiebt das Spielfeld. Wenn eine zentrale Beschaffungsplattform die Anforderungen an Datenschutz, IT-Sicherheit, FIM-Konformität und XÖV-Anbindung einmalig prüft, müssen Anbieter diesen Aufwand nicht in jeder kommunalen Ausschreibung neu betreiben.
Für die Kommune fällt damit ein großer Teil der Vergabearbeit weg. Sie wählt aus einer Liste vorqualifizierter Lösungen, ohne eine neue Ausschreibung aufzulegen. Für den Anbieter sinken die Vertriebskosten je Kommune drastisch, weil die fachliche und rechtliche Eignung schon nachgewiesen ist. Und für den Markt entsteht endlich der Skaleneffekt, der GovTech bislang fehlt.
Drei Bausteine eines belastbaren Modells
Ein funktionierender kommunaler GovTech-Marktplatz steht auf drei Bausteinen. Wer Anbieter und Kommunen zusammenbringen will, muss alle drei mitbauen. Einer allein reicht nicht.
Erstens die Vorqualifizierung. Ein Auditprozess prüft Lösungen vor der Aufnahme auf Datenschutz, IT-Sicherheit, FIM-Stammdaten-Anbindung und Interoperabilität nach XÖV. Die Prüfung wird einmal durchgeführt und gilt für alle teilnehmenden Kommunen. Die Anbieter zahlen für den Audit, Kommunen erhalten den Nachweis kostenlos.
Zweitens die Rahmenverträge. Statt jede Kommune einzeln zu verhandeln, schließt ein Trägerverbund Rahmenverträge mit den vorqualifizierten Anbietern ab. Kommunen rufen Leistungen daraus ab. Das funktioniert heute schon im Bereich der zentralen Beschaffung, etwa über bestehende kommunale Einkaufsverbünde. Es muss auf GovTech-Lösungen ausgeweitet werden.
Drittens die Refinanzierungs-Brücke. Ein Übergangsfonds des Bundes oder der Länder finanziert die ersten zwölf bis vierundzwanzig Monate des Regelbetriebs, bis die Kommune die Lösung im eigenen Haushalt verankert hat. Diese Brücke ist der Unterschied zwischen einer Förderkulisse mit Abschlussbericht und einer Förderkulisse mit produktiver Lösung.
Wer den GovTech-Markt verstehen will, muss aufhören Pilotierungen zu zählen. Entscheidend ist die Zahl der Lösungen, die nach dem Pilot weiterlaufen. Genau diese Zahl liegt im Promillebereich der Förderbudgets. Genau dort sitzt der Hebel für Anbieter wie Mittelstand.
Was Anbieter heute strategisch anders machen können
Anbieter, die in den nächsten Jahren im kommunalen Markt überleben wollen, treffen drei strategische Entscheidungen anders als bislang. Erstens setzen sie auf Vorqualifizierung statt auf Einzelausschreibungen. Wer in nationale oder regionale Marktplätze einsteigt, akzeptiert höhere Eintrittshürden, aber niedrigere Stückkosten je gewonnener Kommune. Das macht das Geschäftsmodell skalierbar.
Zweitens bauen sie Connectoren zu den führenden Fachverfahrensherstellern ins Standardprodukt ein. Sobald die Anbindung nicht mehr als Projektleistung verkauft wird, sondern als Produkt, verlieren Sondervereinbarungen ihre Bedeutung. Damit fällt die teuerste Komponente kommunaler Implementierungen weg.
Drittens richten sie ihren Vertrieb auf Sammelvergaben aus. Wer einen Rahmenvertrag mit einem Trägerverbund gewinnt, hat die Vertriebsökonomie eines mittelständischen B2B-Geschäfts. Wer hingegen weiterhin jede Kommune einzeln betreut, bleibt im Projektgeschäft. Im Pilotenstadium ist das tragbar. In der Skalierung ist es das nicht.
Was der Mittelstand daraus lernen kann
Die Verstetigungslücke ist kein reines Verwaltungsproblem. Sie ist ein Muster, das jeder Mittelständler kennt, der Förderprogramme in Geschäftsmodelle umwandeln muss. Auch in der Industrie scheitern Innovationen häufig am Übergang vom Pilot- in den Serienbetrieb. Auch hier sind Vergabe, Refinanzierung und Skalierung die kritischen Schwellen.
Wer als Anbieter im kommunalen Markt erfolgreich ist, hat genau diese Übergänge professionalisiert. Diese Kompetenz lässt sich auf andere Bereiche übertragen. Industrie 4.0-Plattformen, Gesundheitssoftware oder Energieversorger arbeiten in vergleichbar fragmentierten Marktstrukturen. Wer dort skalieren will, braucht ähnliche Modelle: Vorqualifizierung, Rahmenverträge, Refinanzierungs-Brücken.
Die nüchterne Einordnung: Marktplätze mit Präqualifizierung sind kein Verwaltungstrick, sondern ein Vertriebsmodell für strukturell schwierige Märkte. Anbieter, die das Modell ernst nehmen, machen aus Pilotgeschäft Serienproduktion. Anbieter, die es ignorieren, bleiben in der Schleife aus Einzelvergaben.
Häufige Fragen
Warum scheitern so viele GovTech-Pilotprojekte am Übergang in den Regelbetrieb?
Drei Gründe stehen typisch im Vordergrund: Vergaberechtlich verlangt der Regelbetrieb eine reguläre Ausschreibung, die im Pilotbudget nicht vorgesehen ist. Haushaltstechnisch braucht es eine eigene Etatposition, die zwölf bis achtzehn Monate vorher beantragt werden muss. Und marktwirtschaftlich fehlt das Skalierungsmodell, das aus einer kommunalen Lösung ein bundesweit beschaffbares Produkt macht.
Was sind Marktplätze mit Präqualifizierung konkret?
Beschaffungsplattformen, die GovTech-Lösungen vor der Aufnahme prüfen auf Datenschutz, IT-Sicherheit, FIM-Konformität und XÖV-Anbindung. Kommunen können geprüfte Lösungen ohne neue Ausschreibung abrufen. Für Anbieter sinken die Vertriebskosten je Kommune, weil sie ihre Eignung nur einmal nachweisen müssen. Für Kommunen sinken die Beschaffungszeiten.
Wer trägt die Kosten für die Vorqualifizierung?
In sinnvollen Modellen zahlen die Anbieter die Auditgebühr, weil der Marktplatz für sie die Vertriebsökonomie verbessert. Kommunen bekommen den Nachweis kostenlos. So entsteht ein Anreizmodell, das die Eintrittshürden hochhält, ohne öffentliche Mittel zu verbrauchen.
Welche Rolle spielt eine Refinanzierungs-Brücke?
Sie überbrückt die Zeit zwischen Pilotabschluss und kommunaler Haushaltsverankerung. Übergangsfonds des Bundes oder der Länder finanzieren die ersten zwölf bis vierundzwanzig Monate Regelbetrieb. Ohne diese Brücke fallen erfolgreiche Lösungen schlicht aus dem Betrieb, bevor der nächste Haushalt sie auffangen kann.
Welche Strategie sollten Anbieter jetzt verfolgen?
Drei Schritte. Erstens auf Marktplätze und Rahmenverträge setzen statt auf Einzelausschreibungen. Zweitens Connectoren zu den führenden Fachverfahrensherstellern als Produkt anbieten, nicht als Projekt. Drittens den Vertrieb auf kommunale Sammelvergaben ausrichten. Wer das tut, macht aus Pilotgeschäft Serienumsatz.
Quelle Titelbild: Pexels / cottonbro studio (px:5483245)
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