E-Rechnung: Mittelstand vor der Sendepflicht fit machen
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In neun Monaten wird die E-Rechnungspflicht für den Mittelstand ernst. Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz strukturierte elektronische Rechnungen versenden. Laut Bitkom konnte Ende 2024 nicht einmal jedes zweite Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen. Wer die Umstellung jetzt nicht aktiv angeht, riskiert 5.000 Euro Bußgeld pro nicht-konformer Rechnung.
Das Wichtigste in Kürze
- Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 Euro Umsatz B2B-Rechnungen als strukturierte E-Rechnungen versenden (Wachstumschancengesetz).
- Ab Januar 2028 gilt die Sendepflicht für alle Unternehmen unabhängig vom Umsatz.
- Zugelassene Formate: XRechnung (XML) oder ZUGFeRD 2.0.1+ (Hybrid-PDF mit eingebettetem XML). Beide müssen dem EU-Standard EN 16931 entsprechen.
- Laut EU-Kommission senken E-Rechnungen die Rechnungsverarbeitungskosten um 55 bis 72 Prozent.
Was sich ändert
Das Wachstumschancengesetz hat die B2B-E-Rechnungspflicht in drei Stufen definiert. Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Das ist Pflicht – keine Option. Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz auch aktiv E-Rechnungen versenden. Ab Januar 2028 gilt die Sendepflicht für alle.
Eine „E-Rechnung“ im Sinne des Gesetzes ist keine PDF per Mail. Es muss ein maschinenlesbares XML-Format sein, das dem EU-Standard EN 16931 entspricht. In Deutschland sind zwei Formate zugelassen: XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML). Eine PDF-Rechnung als Mail-Anhang erfüllt die Anforderungen nicht.
Wo der Mittelstand steht
Die Empfangspflicht gilt seit über einem Jahr. Trotzdem zeigen Branchenerhebungen, dass viele Unternehmen die Umstellung noch nicht abgeschlossen haben. Bitkom-Daten von Ende 2024 zeigten, dass nur 45 Prozent der befragten Unternehmen strukturierte E-Rechnungen in maschinenlesbarem Format empfangen konnten. Der Rest verarbeitete PDFs manuell oder nutzte proprietäre Formate.
Das Problem ist selten die Software. DATEV, SAP, Lexware und sevDesk unterstützen E-Rechnungen nativ. Das Problem ist die interne Prozessumstellung: Wer eingehende Rechnungen bisher als PDF im Posteingang gesammelt hat, muss Workflows neu aufsetzen. Wer ab 2027 auch senden muss, braucht eine Schnittstelle zwischen ERP-System und E-Rechnungsformat.
„Die E-Rechnung ist kein IT-Projekt. Sie ist ein Prozessprojekt mit IT-Komponente. Wer nur die Software umstellt aber die Abläufe nicht anpasst, hat in 9 Monaten ein Compliance-Problem.“
– mybusinessfuture Redaktionsbewertung
Was jetzt zu tun ist
Drei Schritte für Unternehmen, die noch nicht umgestellt haben. Erstens: Bestandsaufnahme. Wie viele B2B-Rechnungen versendet das Unternehmen pro Monat? Welches Format nutzt das aktuelle ERP-System? Kann es XRechnung oder ZUGFeRD exportieren? Zweitens: Software-Check. Die meisten gängigen Buchhaltungslösungen bieten E-Rechnungs-Module an. DATEV hat XRechnung seit 2023 integriert. SAP deckt es über das Document & Reporting Compliance Modul ab. Lexware, sevDesk und FastBill bieten native Unterstützung. Drittens: Testlauf. Die Datenqualität der Stammdaten entscheidet, ob E-Rechnungen sauber erzeugt werden. Steueridentifikationsnummern, Bankverbindungen und Artikelstammdaten müssen vollständig sein.
EU-Kontext: ViDA kommt 2030
Die deutsche E-Rechnungspflicht ist Teil einer größeren EU-Initiative. Die ViDA-Richtlinie (VAT in the Digital Age) wurde im März 2025 verabschiedet. Sie schreibt ab Juli 2030 E-Rechnungen für alle innergemeinschaftlichen B2B-Transaktionen vor. Wer die deutsche Umsetzung jetzt sauber aufbaut, ist für ViDA bereits vorbereitet. Wer wartet, muss später doppelt umstellen.
Einschätzung
Die E-Rechnungspflicht ist eine der wenigen regulatorischen Pflichten, die langfristig tatsächlich Geld spart. Laut EU-Kommission liegen die Einsparungen bei der Rechnungsverarbeitung zwischen 55 und 72 Prozent. Der Mittelstand profitiert überproportional, weil hier die manuelle Verarbeitung noch am stärksten verbreitet ist. Aber: Neun Monate sind weniger als sie klingen – besonders wenn die Buchhaltung erst noch einen ERP-Upgrade braucht.
Häufige Fragen
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?
Nein. Eine PDF ist kein strukturiertes Datenformat im Sinne des Gesetzes. Erforderlich ist ein maschinenlesbares XML nach EN 16931 – entweder als XRechnung oder als ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit eingebettetem XML.
Was passiert wenn ich die Frist verpasse?
Ab Januar 2027 drohen Bußgelder von bis zu 5.000 Euro pro nicht-konformer Rechnung. Zusätzlich können nicht-konforme Rechnungen steuerlich nicht als ordnungsgemäße Belege anerkannt werden, was den Vorsteuerabzug gefährdet.
Welche Software brauche ich?
Die meisten gängigen Buchhaltungslösungen unterstützen bereits E-Rechnungen: DATEV (nativ seit 2023), SAP (DRC-Modul), Lexware, sevDesk und FastBill. Entscheidend ist nicht die Software selbst, sondern ob die Stammdaten sauber gepflegt sind und die internen Prozesse angepasst wurden.
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