Facture électronique : 9 mois avant l’obligation d’envoi – Où en est le milieu des entreprises ?
4 min de lecture
Dans neuf mois, l’obligation de facture électronique devient effective pour le milieu des entreprises. À compter de janvier 2027, les entreprises réalisant un chiffre d’affaires annuel supérieur à 800 000 euros devront émettre des factures électroniques structurées. Selon Bitkom, fin 2024, moins d’une entreprise sur deux était capable de recevoir des factures électroniques structurées. Celui qui n’entame pas activement cette transition dès maintenant s’expose à une amende de 5 000 euros par facture non conforme.
L’essentiel en bref
- À compter de janvier 2027, les entreprises dont le chiffre d’affaires dépasse 800 000 euros devront émettre leurs factures B2B sous forme de factures électroniques structurées (loi sur les chances de croissance).
- À compter de janvier 2028, l’obligation d’envoi s’appliquera à toutes les entreprises, indépendamment de leur chiffre d’affaires.
- Formats autorisés : XRechnung (XML) ou ZUGFeRD 2.0.1+ (PDF hybride avec XML intégré). Les deux formats doivent respecter la norme européenne EN 16931.
- Selon la Commission européenne, les factures électroniques permettent de réduire les coûts de traitement des factures de 55 à 72 %.
Ce qui change
La loi sur les chances de croissance a défini l’obligation de facture électronique B2B en trois étapes. Depuis janvier 2025, toutes les entreprises doivent être capables de recevoir des factures électroniques structurées. Il s’agit d’une obligation – et non d’une simple option. À compter de janvier 2027, les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel dépasse 800 000 euros devront également émettre activement des factures électroniques. À compter de janvier 2028, cette obligation d’envoi s’appliquera à toutes les entreprises.
Une « facture électronique » au sens de la loi n’est pas une facture au format PDF envoyée par e-mail. Il s’agit obligatoirement d’un format XML lisible par machine, conforme à la norme européenne EN 16931. En Allemagne, deux formats sont autorisés : XRechnung (XML pur) ou ZUGFeRD à partir de la version 2.0.1 (PDF contenant un XML intégré). Une facture au format PDF jointe à un e-mail ne remplit pas ces exigences.
Où en est le milieu des entreprises ?
L’obligation de réception est en vigueur depuis plus d’un an. Pourtant, les enquêtes sectorielles montrent que de nombreuses entreprises n’ont pas encore achevé cette transition. Selon les données de Bitkom, fin 2024, seuls 45 % des entreprises interrogées étaient capables de recevoir des factures électroniques structurées dans un format lisible par machine. Le reste traitait manuellement les fichiers PDF ou utilisait des formats propriétaires.
Le problème ne réside que rarement dans le logiciel. DATEV, SAP, Lexware et sevDesk prennent nativement en charge les factures électroniques. Le défi réside plutôt dans la réorganisation interne des processus : celui qui collectait jusqu’à présent les factures entrantes sous forme de PDF dans sa boîte de réception doit repenser entièrement ses flux de travail. Celui qui devra également émettre des factures à compter de 2027 aura besoin d’une interface entre son système ERP et le format de facture électronique.
« La facture électronique n’est pas un projet informatique. C’est un projet de processus comportant une composante informatique. Celui qui ne fait que modifier son logiciel sans adapter ses procédures se retrouvera, dans neuf mois, face à un problème de conformité. »
– Évaluation rédactionnelle de mybusinessfuture
Ce qu’il faut faire dès maintenant
Trois étapes pour les entreprises qui n’ont pas encore entamé la transition. Premièrement : faire un état des lieux. Combien de factures B2B l’entreprise émet-elle par mois ? Quel format utilise actuellement son système ERP ? Est-il capable d’exporter au format XRechnung ou ZUGFeRD ? Deuxièmement : vérifier le logiciel. La plupart des solutions comptables courantes proposent des modules dédiés aux factures électroniques. DATEV intègre XRechnung depuis 2023. SAP couvre ce besoin via son module Document & Reporting Compliance. Lexware, sevDesk et FastBill offrent une prise en charge native. Troisièmement : effectuer un test. La qualité des données des données maîtresses détermine si les factures électroniques sont correctement générées. Les numéros d’identification fiscale, les coordonnées bancaires et les fiches articles doivent être complets.
Contexte européen : ViDA entrera en vigueur en 2030
L’obligation allemande de facture électronique s’inscrit dans une initiative européenne plus vaste. La directive ViDA (TVA à l’ère du numérique) a été adoptée en mars 2025. Elle rendra obligatoires les factures électroniques pour toutes les transactions B2B intracommunautaires à compter de juillet 2030. Celui qui met en place aujourd’hui la transposition allemande de manière rigoureuse sera déjà prêt pour ViDA. Celui qui attendra devra effectuer ultérieurement une double migration.
Analyse
L’obligation de facture électronique constitue l’une des rares obligations réglementaires qui permettent, à long terme, de réaliser effectivement des économies. Selon la Commission européenne, les gains sur les coûts de traitement des factures s’échelonnent entre 55 et 72 %. Le milieu des entreprises en tirera un bénéfice disproportionné, car c’est précisément chez lui que le traitement manuel des factures reste le plus répandu. Mais attention : neuf mois, cela paraît long – mais cela ne l’est pas tant que ça, surtout si la comptabilité doit encore procéder à une mise à niveau de son système ERP.
Questions fréquentes
Une facture PDF envoyée par e-mail suffit-elle ?
Non. Un fichier PDF n’est pas un format de données structuré au sens de la loi. Le format requis est un XML lisible par machine conforme à la norme EN 16931 – soit sous forme de XRechnung, soit sous forme de ZUGFeRD à partir de la version 2.0.1 avec XML intégré.
Que se passe-t-il si je manque la date limite ?
À compter de janvier 2027, des amendes pouvant atteindre 5 000 euros par facture non conforme sont prévues. En outre, les factures non conformes ne pourront pas être reconnues comme justificatifs réguliers aux fins fiscales, ce qui compromettrait la déduction de la TVA payée en amont.
Quel logiciel me faut-il ?
La plupart des solutions comptables courantes prennent déjà en charge les factures électroniques : DATEV (prise en charge native depuis 2023), SAP (via le module DRC), Lexware, sevDesk et FastBill. Ce n’est pas tant le logiciel lui-même qui compte, mais bien le fait que les données maîtresses soient soigneusement entretenues et que les processus internes aient été adaptés.
Suggestions de lecture de la rédaction
Source de l’image : Pexels / Kindel Media (px:7688524)
