So optimiert ServiceNow digitale Workflows
3 Min. Lesezeit
Viele verschiedene digitale Tools erschweren den Blick auf das große Ganze. Digitale Workflows in einer zentralen Cloud-Plattform zu vereinen, ist daher sinnvoll. Mit der Unterstützung durch erfahrene Expert:innen bei der Implementierung kommt ServiceNow diesem Ziel sehr nahe.
Das Workflow-Management in Unternehmen ist in der Regel sehr vielschichtig, weshalb es für die vielen Aufgabenbereiche kaum eine All-in-One-Lösung gibt. Fred Luddy, der Gründer von ServiceNow, hat sich daher vor 20 Jahren der Aufgabe angenommen, mit einfachen digitalen Werkzeugen über die Cloud alle Workflows einheitlich abzubilden und als Single Source of Truth den Wildwuchs verschiedener Systeme zu bereinigen.
Zunächst glich ServiceNow allerdings eher einem „Bastelkasten“, hat sich aber in den letzten 20 Jahren gründlich weiterentwickelt, und ist heute ein erfolgreicher und weltweit anerkannter Anbieter von Workflow-Lösungen in der Cloud.
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Die Kunden und ihre Erwartungen
Die Cloud-Software erlaubt entsprechend eingesetzt, Herausforderungen und IT-Probleme mit einfachen Mitteln zu beheben. Das ist aber wie bei den meisten Konzernanwendungen nicht ganz einfach und braucht Erfahrungen und das Wissen um Best Practices.
ServiceNow richtet sich dabei vornehmlich an Organisationen mit 1.000 Beschäftigten und mehr. Viele von ihnen arbeiten noch mit Excel, E-Mail und Word-Dokumenten oder gar Faxgeräten und fangen mit ServiceNow praktisch bei null an. Auf der anderen Seite stehen Großunternehmen und Konzerne, die Jahr für Jahr Unsummen für ihre verschiedenen Lizenzen ausgeben und bestrebt sind, die betreffenden Software-Lösungen zu konsolidieren.
Rund 7.000 Unternehmen und Behörden weltweit haben sich im Bereich Workflow-Management bereits für ServiceNow entschieden, darunter 80 Prozent der Fortune 500. Die meisten von ihnen starten dabei zunächst mit einem Modul wie dem IT-Service-Management, um dann weitere hinzuzufügen.
ServiceNow räumt IT-Landschaften auf
Eine große Stärke von ServiceNow für das Workflow-Management in der Cloud ist, dass es mit den vielfach vorhandenen heterogenen IT-Landschaften und Silo-Denken aufräumt. Nicht selten haben Unternehmen für jede Funktionalität oder Abteilung jeweils eigene Tools, die isoliert sind und so wie SAP oder Salesforce eigene Expert:innen benötigen, wobei jedes Team oft nur für einen Bereich zuständig ist.
ServiceNow bietet als Platform-as-a-Service- oder kurz PaaS-Provider einfache Verfahren, Business-Systeme, Prozesse und die dazugehörigen gebündelten Daten. Statt einer Reihe von Spezialist:innen oder Spezialteams braucht es dann nur noch eine kleine Mannschaft von Generalisten, die mit der Plattform von ServiceNow vertraut sind und umgehen können, um Prozesse, Workflows und Daten zentral zu managen.
Der wesentliche Vorteil von ServiceNow ist die einheitlichen IT-Landschaft, etwa für das Finanz- oder Service-Management, die durch den Einsatz der Plattform entsteht. Heute kommen bei der Lösung zusätzlich künstliche Intelligenz und Automation zum Einsatz, um Workflows zu optimieren und über Predictive Intelligence Trends ausmachen zu können.
Die Vorteile von ServiceNow im Überblick:
- Einheitliche Plattform, statt isoliert in verschiedenen Silos zu arbeiten.
- Single Source of Truth mit einer einheitlichen Datengrundlage statt Datenchaos.
- Erspart Spezialist:innen, Aufwand und Kosten, weil viele Aufgaben vereinheitlicht sind.
- Mehr Transparenz durch Konsolidierung von IT-Services und Leistungen.
„Nicht selten haben Unternehmen für jede Funktionalität oder Abteilung jeweils eigene Tools, die isoliert sind und so wie SAP oder Salesforce eigene Expert:innen benötigen, wobei jedes Team oft nur für einen Bereich zuständig ist.“
Eine komplexe Lösung für komplexe Herausforderungen
ServiceNow ist also ein Tool mit umfassenden Funktionen und überzeugender Performance, welches Prozesse und Workflows in Unternehmen vereinheitlichen, optimieren und zukunftsfähig aufstellen kann. Allerdings bringen die Integration und Anpassung der Plattform einige Herausforderungen mit sich. Das komplexe Lizenzmodell sowie die Planung der verschiedenen Module und Übersicht über anfallende Kosten verlangen nach erfahrenen Spezialist:innen.
Die Business- und IT-Beratung metafinanz verfügt über die notwendige Expertise und Best Practices, um Unternehmen bei der Implementierung von ServiceNow erfolgreich zu unterstützen. So raten die Expert:innen von metafinanz etwa dazu, die von ServiceNow mitgebrachten Prozesse zu nutzen und Customizing weitgehend zu vermeiden, um nicht erneut in die Abhängigkeit einer proprietären Inhouse-Lösung zu geraten. Nur so kann ServiceNow seine ganzen Vorteile entfalten.
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Häufige Fragen
Wer hat ServiceNow gegründet und mit welchem Ziel?
ServiceNow wurde vor 20 Jahren von Fred Luddy gegründet. Ziel war es, mit einfachen Cloud-Werkzeugen alle Unternehmens-Workflows einheitlich abzubilden.
Für welche Unternehmen ist ServiceNow primär geeignet?
ServiceNow richtet sich vor allem an Organisationen mit mindestens 1.000 Beschäftigten. Dazu zählen mittlere Unternehmen sowie große Konzerne und Behörden.
Wie viele Unternehmen nutzen ServiceNow weltweit?
Rund 7.000 Unternehmen und Behörden setzen auf ServiceNow. Unter ihnen befinden sich 80 Prozent der Fortune-500-Unternehmen.
Welche Vorteile bietet ServiceNow bei heterogenen IT-Landschaften?
ServiceNow beseitigt Silo-Denken und vereint verschiedene Systeme auf einer Plattform. Dadurch entsteht eine einheitliche Datengrundlage und es werden weniger Spezialisten benötigt.
Warum ist Customizing bei ServiceNow kritisch?
Übermäßiges Customizing kann zu Abhängigkeit von proprietären Lösungen führen. Experten raten daher, vorgegebene Prozesse von ServiceNow zu nutzen und Anpassungen zu vermeiden.
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