Microsoft Office 365 schützt die hochsensiblen Daten der InnoWi-Agentur

Wie macht man hochsensible Daten für alle Beteiligten zugänglich, ohne dabei die Geheimhaltungsstufe zu gefährden? Diese Frage stellte sich auch die Bremer Patentverwertungsagentur InnoWi. Um ihre Daten mit der erforderlichen Sicherheitsstufe verwenden zu können, setzt das Unternehmen auf die Cloud-Plattformen Microsoft Office 365 und Microsoft Azure durch die versierten Cloud-Lösungsanbieter von Axtrion. 

Die im Nordwesten Deutschlands führende Patentverwertungsagentur InnoWi hat sich auf den Schutz und die Vermarktung von Erfindungen spezialisiert. Das Unternehmen kümmert sich um insgesamt 15 Hochschulen und Forschungsinstitute in Bremen und Niedersachsen, mit denen die Agentur optimale Konzepte und Strategien für eine schutzrechtliche Sicherung erstellt.

Darüber hinaus akquiriert InnoWi Unternehmen, verhandelt Lizenzverträge und unterstützt die Erfinder bei der Einigung mit den Projektpartnern.

Sichere Arbeitsräume durch Cloud-Lösungen

Die InnoWi GmbH hat lange Zeit eigene IT-Systeme zur Durchführung ihrer Aufgaben verwendet. Diese wurden durch lokale Hoster und Eigeninitiative aufrechterhalten. Um die sensiblen Daten noch besser schützen zu können, entschied sich das Unternehmen im Herbst 2016, die alten Systeme durch ein ausfallsicheres, skalierbares und wartungsfreies System in der Cloud zu ersetzen.

Zudem erforderte die zunehmende Zusammenarbeit mit Partnern außerhalb des Unternehmens die Ermöglichung eines einfachen externen Zugriffs auf Patent-Daten in den IT-Systemen von InnoWi. Die benötigten Daten sollten in gesicherten Arbeitsräumen für Partner bereitgestellt werden und für eine gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit verfügbar sein.

Auch die wesentlich höhere Flexibilität und Wartungsfreundlichkeit spielten bei der Konzeption eines Systemtausches eine zentrale Rolle.

Einrichtung von Office 365

Mit Axtrion war ein ausgewiesener Experte für die Umstellung gefunden. Nach der grundlegenden Einrichtung von Office 365 für InnoWi führte Axtrion die Migration der Bestandsdaten aus dem firmeninternen Mailserver zum Exchange-Online-Server durch.

Hier kamen Cloud-Dienste von Microsoft zum Einsatz, die einen Transfer sehr großer Datenmengen in kürzester Zeit ermöglichen.

Für den Zugriff auf die Email- und Projektdaten wurden von Axtrion die Arbeitsplatzrechner an den Microsoft Exchange-Online-Server und mobile Endgeräte angebunden.

Flexibilität dank Skype for Business

Mit Skype for Business konnte Axtrion die Kommunikation und Zusammenarbeit der InnoWi-Teams maßgeblich verbessern. Herkömmliche Telefonate werden durch Kurznachrichten (Chat), Audiogespräche, Video-Konferenzen in HD-Qualität oder Bildschirm-Sharing ersetzt und mit weitreichenden Funktionalitäten aufgewertet.

Mithilfe von Microsoft SharePoint hat Axtrion gesicherte Arbeitsräume bei InnoWi aufgebaut, in denen Dokumente mit Partnern unter einer strengen Zugriffskontrolle gemeinsam bearbeitet werden können. Das zuvor genutzte Patentverwaltungssystem mit den Bestandteilen Client, Datenbank und Dateisystem überführte Axtrion in die Cloud.

Hinzu kamen Azure-Dienste wie virtuelle Maschinen für den Betrieb der Datenbanken, Azure Storage als Dateiablagesystem und RemoteApp für die Bereitstellung der Nutzeroberfläche auf PC, Notebook, TabletPC und Smartphone. Mit dem Einsatz von Azure Backup wurde schließlich eine kontinuierliche Sicherung der Dateien und Datenbankinhalte gewährleistet.

Rentable Datensicherung

Durch eine kontinuierliche Datensicherung in der Cloud hat InnoWi nun ein komplettes Disaster Recovery – und eine enorme Sicherheit durch die 99,99-prozentige Verfügbarkeit der Applikationen und Daten.

Durch viele wegfallende Verwaltungs- und Wartungskosten kann sich die Geschäftsführung zudem über erhebliche Einsparungen bei den IT-Kosten freuen.