Wie die Manufacturing-Branche von digitalen Workflows profitiert.
Im verarbeitenden Gewerbe sind häufig noch analoge, manuelle Prozesse anzutreffen. Die stehen einer Weiterentwicklung des Unternehmens im Weg und gefährden die Wettbewerbsfähigkeit. Doch der Weg zu digitalen Abläufen ist gar nicht weit.
In unserem exklusiven Factsheet erfahren Sie, wie Sie Step-by-Step papierintensive Geschäftsprozesse in der Manufacturing-Branche digitalisieren. Mit Tipps & Tricks von Experten und Status Quo Bericht.
Viele Unternehmen in der Manufacturing-Branche stehen noch am Beginn des Weges in die Digitalisierung. Das bestätigt auch die Studie des Fraunhofer-Instituts: Beispielsweise ist der Metall- und Stahlhandel im Gegensatz zu anderen Industrie-Unternehmen in Sachen Digitalisierung und Smart Factory noch weit abgeschlagen. Fast 80 Prozent der Unternehmen haben mit Industrie-4.0-Anwendungen noch keine Erfahrungen gemacht.
So werden häufig Materialbestellungen noch per Fax getätigt oder relevante Prozessdaten nur in Papierform abgelegt. Solange Prozesse noch analog und papierbasiert ablaufen, lassen sich Workflows nicht automatisieren, um die Effizienz und die Kontrolle über die Daten zu steigern, die Kosten zu reduzieren und Ressourcen freizusetzen.
Die Nachteile analoger Prozesse in der Manufacturing-Branche
Ein Beispiel: Ein Maschinenbau-Unternehmen hat alle Verträge ausgedruckt vorliegen, verteilt in den Homeoffices der Vertriebsmitarbeitenden. Bei diesem Unternehmen dominieren papierbasierte, analoge Prozesse. Sie sind unsicher, teuer und ineffizient. Ein Mitarbeitender der Firma hat ein Blatt mit personenbezogenen Daten verloren. Und bekanntermaßen können Verstöße gegen die DSGVO teuer werden. Das Beispiel dieses Maschinenbau-Unternehmens ist keineswegs abwegig!
Neben den reinen Beschaffungskosten erzeugt Papier noch weitere, verdeckte Kosten, die viele Unternehmen unterschätzen. Eine Studie besagt, dass sich Nebenkosten etwa für Lagerung oder Drucken auf das 31-Fache des Einkaufspreises summieren können.
Wer auf Papier und damit auf manuelle Prozesse und Verfahren setzt, braucht wesentlich mehr Zeit für administrative Aufgaben, die sich sinnvoller für strategische, wertschöpfende Arbeit verwenden ließe. Wenn zögerlich nach und nach Geschäftsabläufe digitalisiert werden, dann entstehen hybride Welten, in der Teile digital und Teile in Papierform vorliegen. Das lässt sich nicht mehr mit einem vertretbaren Aufwand verwalten und das geschäftliche Risiko steigt. Zeit für eine digitale Strategie.
Digitale Strategie für effiziente Unternehmen im Manufacturing
Für Unternehmen im produzierenden Gewerbe ist es von großer Bedeutung, Geschäftsdaten und Informationen effizient und strategisch nutzen zu können. Die Grundlage dafür liegt in der Digitalisierung, Optimierung und Automatisierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse.
Eine solche Digitalisierung bringt eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich: Aus Dokumenten jeglichen Alters lassen sich wertvolle Daten extrahieren und diese dann auswerten.
Integrierte Lösungen für die Manufacturing-Branche umfassen etwa die Verwaltung von Verträgen, Patenten und geistigem Eigentum, technischen Unterlagen und Kundendaten. Durch die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen werden die Abläufe im Unternehmen systematisch effizienter und effektiver. Die Prozessautomatisierung beseitigt administrative Aufgaben, schafft mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten, beschleunigt die Prozesse und erhöht die Genauigkeit. Zudem lassen sich gesetzliche und interne Regeln zu Datenschutz und -sicherheit, wie bspw. Aufbewahrungsfristen und Löschpflichten personenbezogener Daten deutlich einfacher und zuverlässig einhalten.
Digitalisierung in allen Bereichen
Drei Beispiele zeigen, wie unterschiedliche Bereiche im Unternehmen von digitalen Workflows profitieren.
- In der HR-Abteilung lassen sich repetitive Aufgaben durch eine Digitalisierung der HR-Prozesse automatisieren, um so mehr Zeit für wesentliche Aufgaben zu gewinnen. Mitarbeiterdaten werden an einem zentralen Ort gespeichert, wo sie jederzeit und überall für autorisierte Benutzer zugänglich sind. Gleichzeitig wird die Compliance gewährleistet und Aufbewahrungsfristen beachtet
- Digitales Vertragsmanagement verschafft einen detaillierten Überblick und die Kontrolle über den gesamten Vertragslebenszyklus. Änderungen lassen sich transparent nachvollziehen, und alle berechtigten Beteiligten erhalten stets die aktuellen Informationen und Versionen.
- Workflow-Automation ermöglicht es für die Buchhaltung, über Dashboards Rechnungen und Bestellungen zu verfolgen. Automatisierte Routinetätigkeiten verkürzen die Bearbeitungszyklen und geschäftskritische Dokumente lassen sich direkt mit Abrechnungsvorgängen und Zahlungseingängen verknüpfen.
Abteilungsübergreifend kommen noch weitere Vorteile zum Tragen: Informationen lassen sich zentral verknüpfen, der Zugriff auf Informationen weltweit für alle Standorte kann durch einen Cloud-Ansatz und Zugriffsmanagement abgesichert werden und Cloud Services machen eigenes Hosting überflüssig. Das spart Kosten.
Zusammengefasst lässt sich sagen: Die Digitalisierung von Abläufen lohnt sich in vielerlei Hinsicht. Sie senkt die Kosten, erleichtert die Verwaltung und ermöglicht Automatisierung.
Detaillierte Informationen zu digitalen Workflows in der Manufacturing-Branche finden Sie in unserem Factsheet.
Quelle Titelbild: pixabay / geralt
