Externes Personal managen – So erzielen Sie Erfolge und vermeiden Risiken
Für unzählige Branchen sind sie unverzichtbar: Zeitarbeitende sind ein elementarer Baustein auf dem Arbeitsmarkt. Unternehmen, die regelmäßig auf den Einsatz von externem Personal angewiesen sind, brauchen dringend ein gutes Workforce Management, um beispielsweise durch gute Einarbeitung Gesamtkosten zu reduzieren.
Auch wenn die Arbeit mit externem Personal neue Perspektiven eröffnet, bedarf es ein noch höheres Maß an organisatorischer Struktur als mit festangestellten Mitarbeitenden. Neben langwierigen Rekrutierungsprozessen und intensivem Onboarding bis hin zum Offboarding am Ende eines Projektes stehen weitere Risiken im Raum. Nicht nur kann es zu fehlender Kostenkontrolle kommen, auch müssen Fehler und Verzögerungen im Ablauf aufgrund der vielen Anbieter und Anlaufstellen einkalkuliert werden. Dennoch lässt sich das Workforce Management mit folgenden Tipps effizient nutzen:
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Vorbereitung ist der Schlüssel
Noch vor dem Start einer neuen Rekrutierungsoffensive ist es essenziell, den derzeitigen Status Quo zu bestimmen. Sprich: Wo steht das Unternehmen, wie entwickelt sich die Gesamtsituation des Marktes, wie steht es um die aktuelle Situation auf dem Arbeitsmarkt und wie sehen derzeitige Ressourcen, Arbeitsprozesse sowie die Unternehmensstrategie aus. Sobald diese Fragen beantwortet sind, ergibt es Sinn, eine Liste mit gewünschten Anforderungsprofilen zu erstellen.
KPIs geben den Ton vor
In der Theorie oftmals als wichtig erachtet, werden KPIs in der Umsetzung häufig ignoriert. Dabei sollten sie die Ausgangslage jeder Maßnahme im Workforce Management sein. Denn nur so zeigt sich, ob die bisherige Strategie zum Erfolg führt oder ob Anpassungen notwendig sind. Zusätzlich geben konkrete Kennzahlen auch immer das Ziel vor, sodass jeder genau weiß, wo die Reise hingehen soll.
Die wichtigsten Anforderungen auf einen Blick
Die perfekten Kandidat*innen für eine Stelle gibt es nicht – auch wenn sich die meisten Personaler*innen genau das wünschen. Umso bedeutender ist es, die elementar wichtigsten Voraussetzungen an die Bewerbenden im Anforderungsprofil der Stellenausschreibung festzuhalten. So stellen Sie sicher, dass sich auch wirklich nur diejenigen melden, die diesen Bedingungen genügen. Besonders bei kurzfristigen Ausschreibungen ist das von hoher Bedeutung.
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Onboarding hat Priorität
Zwar sind Zeitarbeitende nur für eine relativ kurze Zeit im Unternehmen, trotzdem ist die Einarbeitungsphase mitunter die Wichtigste. Wird diese in den Hintergrund gerückt, kann es zu größeren finanziellen Einbußen sowie einer hohen Fluktuation kommen. Während des Onboardings haben Sie als Unternehmen die Chance, eine gute Beziehung zu Ihren externen Mitarbeitenden aufzubauen, die im besten Fall zu einer weiteren Zusammenarbeit führt. Des Weiteren fühlt sich Ihr Gegenüber durch das entgegengebrachte Vertrauen willkommen und ist motivierter, die Arbeit zu verrichten.
Betreuung über das Onboarding hinaus
Auch wenn die externen Mitarbeitenden keine direkten Mitglieder des Unternehmens sind, sollten sie diese dennoch so behandeln. Wie bereits erwähnt, können Unternehmen somit das Verhältnis zwischen beiden Parteien stärken und auf weitere Zusammenarbeit oder Empfehlung hoffen.
Geben Sie das Workforce Management ab
Die Kommunikation zwischen internen und externen Mitarbeitenden sowie dem Kunden kann sehr zeitintensiv und langwierig sein. Umso empfehlenswerter ist es, die Verantwortung des Workforce Managements an jemanden zu übertragen, der sich dafür genügend Zeit nimmt und alles koordiniert. Hierfür eignen sich externe Partner, wie Master Vendor oder OnSite Workforce Management, die auf solche Aufgaben spezialisiert sind.
Die Suche und Abstimmung mit externen Mitarbeitenden ist ein zeitintensiver Akt für Unternehmen. Allerdings gibt es eine Reihe an Tipps, die Recruiting, Schulung und Management von externen Mitarbeitenden effizienter gestalten. Zusätzlich können externe Fachleute Ihnen unter die Arme greifen und parallel helfen, den Ressourcen-Pool zu erweitern. Lesen Sie in diesem Kurz-Ratgeber alle wichtigen Hinweise zum Aufbau eines strategischen Workforce Managements.
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Quelle Titelbild: AdobeStock / insta_photos
