Dokumenten-Management: Versinken Sie nie wieder in Ihren Akten

23. Oktober 2018, Autor / Redaktion: BUSYMOUSE / Jakob Jung

REISSWOLF f.i.t. bietet als Cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem in der neuen Version 1.5 eine Reihe von neuen Features. Für Partner der Channel-Marke BUSYMOUSE besonders interessant sind zusätzliche Verdienstmöglichkeiten mit Digitalisierung der Kundenpost.

Jeder kennt es – der Papierberg auf dem Schreibtisch wird einfach nicht kleiner. Und dann noch die Ablage – vielen graut allein der Gedanke, die Dokumente sinnvoll zu sortieren und abzulegen. Und hefte ich das jetzt in Ordner oder lege ich das digital ab? Steigen Sie auf ein unkompliziertes und intuitiv zu bedienendes Dokumenten-Management-System (DMS) um. Dokumente lassen sich kinderleicht scannen, revisionssicher archivieren und schnell suchen.

 

Nie wieder im Chaos und in Aktenbergen versinken: REISSWOLF f.i.t., das führende cloudbasierte Dokumentenmanagementsystem, steht nun für Channel-Partner von BUSYMOUSE exklusiv in der aktuellen Version 1.5 zur Verfügung. Diese wartet mit einer Reihe neuer Features. Neu sind zum Beispiel die integrierte Dokumentenbetrachter mit Vorschau- und Suchfunktion, ohne das eigentliche Dokument öffnen zu müssen.

 

Für Reseller (Web-Hoster) besonders interessant ist die ebenfalls neue Möglichkeit, den Kunden die Digitalisierung ihrer Post anzubieten und diese online zur Verfügung zu stellen – mit der Option zur Bestellung des Originalbelegs im REISSWOLF-Archiv. Die Partner der Channel-Marke BUSYMOUSE können sich somit als VADs positionieren und über den Mehrwert zusätzliche Einnahmen generieren. Die virtuellen REISSWOLF-Archive werden von der REISSWOLF Service GmbH aus Oststeinbek bei Hamburg zugriffsicher, mehrfach und ausschließlich in eigenen deutschen Rechenzentren betrieben.

Neue Features & Highlights

Der Dokumentenbetrachter mit Vorschaufunktion wurde bereits genannt. Er unterstützt die Dateitypen PDF, PDF/A, JPEG, GIF, PNG, TXT, HTML und Markdown (.md). Für Dateien mit den textbasierten Formaten ist eine OCR-gestützte Volltextsuche enthalten. Neben den Inhalten lassen sich auch die Metadaten anzeigen und anreichern, etwa durch neue Workflows oder Kommentare und Anweisungen, mit welchen Kollegen die jeweilige Datei geteilt werden soll.

Der digitale Posteingang ist ein Modul, das die komplette Tagespost des Kunden digitalisiert und als volltexterschlossenes Dokument vom Typ PDF/A in der Cloud zur Verfügung stellt, um über einen verschlüsselten Webzugang darauf zugreifen zu können. Im Basisangebot werden die Daten im digitalen Posteingang für einen Monat gespeichert. Für die Langzeitarchivierung bietet REISSWOLF ein zusätzliches Produkt an. Web-Hoster aus dem Partnernetzwerk von BUSYMOUSE können damit, wie gesagt, zusätzliche Umsätze generieren.

 

Die Löschfunktion kann in der neuen Version 1.5 auch mehrere Dateien und Ordner-Bäume auf einmal umfassen. Außerdem erhalten Nutzer jetzt eine eindeutigere Rückmeldung, wenn sie etwas löschen möchten.

Das Ordner-Kontextmenü erlaubt es, Ordner hinzuzufügen sowie mit Berechtigungen und anderen Eigenschaften zu versehen.

 

Das Hochladen aus einem schreibgeschützten Ordner wird als wichtiges Sicherheitsfeature bereits im Vorfeld verweigert.

 

Eine Scroll-Funktion für Drag’n’Drop-Operationen im Browser ist ebenfalls neu.

Die Vorteile von REISSWOLF f.i.t. in Kürze

REISSWOLF f.i.t. ist eine intuitiv zugängliche, cloud-basierte und somit kostengünstige Dokumentenmanagement-Lösung, mit der Kunden ihre eigene digitale, revisionssichere Datenbank für alle Unternehmensbereiche aufbauen können. Die Revisionssicherheit wird durch die sechsfach-redundante Sicherung auf voneinander unabhängigen Servern gewährleistet, die alle in Deutschland stationiert sind. Fremde Organisationen haben somit keinen Zugriff auf die Daten.

 

Das REISSWOLF f.i.t. Webportal verfügt als zusätzliches Sicherheitsmerkmal, zudem über einen zertifizierten Sicherheitszugang mit doppeltem Login. Die Daten werden alle in zertifizierten Hochsicherheitszentren gelagert, die regelmäßigen Sicherheitschecks unterliegen.

Mit der OCR-gestützten Volltextsuche lassen sich alle gewünschten Dokumente im Nu auffinden, um sie bearbeiten und lokal abspeichern zu können. Das skalierbare Speichervolumen bietet den Kunden zudem die volle Kostenkontrolle. Er muss nur den Speicherplatz bezahlen, den er tatsächlich nutzt. Channel-Partner von BUSYMOUSE können mit der Digitalisierung der Posteingänge ihrer Kunden einen margenträchtigen Mehrwert anbieten.    

Quelle Titelbild: iStock / diego_cervo

 

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