Bitkom: Deutsche Büros sagen ade zu Papier und Akten

Eine Umfrage des Branchenverbands Bitkom zeigt, dass Unternehmen und Büros in Deutschland, wohl auch ausgelöst durch Covid-19, sehr viel weniger Papier und Akten ver- und gebrauchen und heute mehr auf Digitalisierung setzen. Es ist aber noch Luft nach oben.

Papier ist geduldig, heißt es. Wenn aber Unternehmen und Behörden daran oder auch am Faxgerät festhalten, reißt vielen Menschen in Deutschland mehr und mehr der Geduldsfaden. Tatsächlich hat sich in den letzten fünf Jahren seit den Anfängen von Corona und Homeoffice-Zwang schon viel getan. Immer mehr Unternehmen kommen von den analogen Medien los, kommunizieren digital und speichern Inhalte in der Cloud ab, um sie allen Befugten zugänglich zu machen.

Knapp drei Viertel (72 Prozent) der von dem Digitalverband Bitkom befragten 602 deutschen Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten nutzen heute etwas weniger oder deutlich weniger (32 Prozent) Papier als vor fünf Jahren. Der „Unverändert“-Anteil ist bei großen Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden mit 27 gegenüber 21 Prozent höher als der im Schnitt und bei den Betrieben mit bis zu 99 Beschäftigten.

Große Unternehmen setzen mehr auf Papier und Akten

Bei Aktenordnern ist die Situation mit 34 Prozent „unverändert“ noch etwas anders. Nur 57 Prozent der Unternehmen haben weniger oder sehr viel weniger (20 Prozent) im Einsatz als 2020, fünf Prozent sogar mehr. Besonders das HR- oder Personalwesen, Buchhaltung, Finanzen und Controlling sowie das Top-Management kleben mit Anteilen von 94 bis 82 Prozent noch an ihren analogen Aktenbergen.

In den Bereichen Kundendienst, Vertrieb und Logistik sind es nur 69 respektive 65 Prozent. Am geringsten ist der Aktenwust traditionell in der Produktion und Fertigung mit 30 Prozent. Bitkom bewertet den Rückgang der Aktenordner aber insgesamt als Erfolg. Viele der Unternehmen finden, dass sie digital auch schon viele Fortschritte gemacht haben. Jedes neunte Unternehmen (11 Prozent) sieht sich digital sogar schon an der Spitze, gut ein Drittel (37 Prozent) als Vorreiter, knapp die Hälfte (49 Prozent) jedoch immer noch als Nachzügler. Ein Prozent der Befragten gibt sogar zu, die Digitalisierung verpasst oder verschlafen zu haben.

Digitalisierung konsequenter vorantreiben

„Deutsche Unternehmen müssen die Digitalisierung jetzt konsequent vorantreiben, von der Planung in die Umsetzung übergehen und in digitale Kompetenzen und Infrastruktur investieren – nur so sichern sie ihre Zukunftsfähigkeit”, betont Bitkom-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder.

Dass Papier und Akten wenig nachhaltig sind, hat sich schon Anfang des neuen Jahrtausends herumgesprochen. Die Potenziale der Digitalisierung haben sich aber dank effizienterer Hard- und Software in den 20 Jahren auch deutlich erhöht. Abgesehen von den Kosteneinsparungen wissen viele Unternehmen, dies auch imageträchtig im Marketing sowie Mitarbeitenden, Kunden und Partnern gegenüber zu nutzen.

Change-Management muss ganz oben anfangen

94 Prozent der Befragten gaben an, digitale Prozesse zu nutzen, um nachhaltiger zu werden, 92 Prozent, um Kosten zu senken, gut drei Viertel oder 77 Prozent wollen so transparenter und effizienter arbeiten, 74 Prozent ihre Mitarbeitenden entlasten. Knapp 9 von 10 Unternehmen (88 Prozent) wollen so Kundinnen und Kunden besser gerecht werden, 85 Prozent ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten oder gar verbessern; rund zwei Drittel (74 Prozent) wollen sich so als moderne, attraktive Arbeitgeber positionieren, um Talent zu gewinnen und dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken. Für 82 Prozent zählen auch die Vorteile bezüglich gesetzlicher Vorgaben.

Wie weit die Potenziale ausgeschöpft werden, hängt laut Bitkom wesentlich von der Führungsriege beziehungsweise dem Management ab. Nur 58 Prozent der Befragten trauen diesem genügend Kompetenz zu, die Digitalisierung voranzutreiben. Denn das Change-Management fängt bildlich in den Köpfen der Unternehmen an. Viele von ihnen zögern auch noch beim Einsatz von KI, weil sie die Kosten scheuen oder die Potenziale nicht erkennen.

Quelle Titelbild: Unsplash /  Anastassia Anufrieva