So können Führungskräfte Arbeitszeugnisse effizient und rechtssicher schreiben

Führungskräfte haben oft Herausforderungen mit Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen. Ein Streitgrund kann hier das Arbeitszeugnis sein. Wir zeigen, wie Personalverantwortliche den Streitpunkt Arbeitszeugnis mit einfachen Tipps umgehen können.

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann das Schwierigkeiten mit sich bringen, die schlimmstenfalls zu einem Rechtsstreit führen. Häufig sind Arbeitszeugnisse Gegenstand dieser Streitigkeit. Deswegen ist es sehr wichtig, dass Führungskräfte und Personalverantwortliche sich eingehend mit diesem Thema auseinandersetzen, um vermeidbare Stolpersteine zu umgehen.

Was es rechtlich zu beachten gilt

Ein elementarer Aspekt für die Erstellung eines Arbeitszeugnis ist zunächst, dass die beteiligten Führungskräfte die gültige Rechtslage kennen. Die aktuellen Gesetzestexte sind kostenfrei im Internet abrufbar. Die wichtigsten Paragrafen sind hier § 630 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) und § 109 der Gewerbeordnung (GweO). Die zentralen Punkte lauten wie folgt:

• Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis.
• Ein einfaches Zeugnis enthält Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit.
• Der Arbeitnehmer kann ein qualifiziertes Zeugnis verlangen, welches zusätzliche Angaben zu den Leistungen sowie dem Verhalten des Arbeitnehmers enthält.
• Ein Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein.
• Formulierungen, die eine Botschaft vermitteln sollen, die der äußeren Form widerspricht oder von der aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage abweicht, sind nicht erlaubt.
• Ein Zeugnis muss immer schriftlich abgefasst werden.

Hieraus ergibt sich, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer ein wohlwollendes Zeugnis zu schreiben. Ein weiterer wesentlicher Gesichtspunkt ist, dass, entgegen der weit verbreiteten Meinung, der Arbeitnehmer auch bei einer Kündigung innerhalb der Probezeit ein qualifiziertes Zeugnis verlangen darf.

Die passenden Hilfsmittel finden

Nachdem die Rechtslage bekannt ist, gilt es nun ein ansprechendes Zeugnis anzufertigen, ohne dabei von Seiten der Führungskraft zu viel Zeit zu verlieren. Hierbei können spezielle Softwareprogramme helfen oder auch Vorlagen aus dem Internet sowie der einschlägigen Literatur. Informationen zu Arbeitszeugnissen und speziellen Softwarepaketen sind unter anderem bei Haufe zu finden sowie zusätzliche Checklisten, die die wichtigsten Punkte zusammenfassen.

Generell kann nach folgender inhaltlicher Struktur vorgegangen werden:

• Angaben zum Arbeitnehmer wie Name, Geburtsjahr und -ort sowie die Dauer des Arbeitsverhältnisses.
• Eine kurze Darstellung zum Arbeitgeber und dessen Leistungsangebot.
• Eine ausführliche und vollständige Auflistung der Tätigkeiten des Arbeitnehmers und seines Verantwortungsbereichs.
• Verhalten des Arbeitnehmers in Bezug auf Vorgesetzte, Kollegen, Untergebene sowie externe, wie zum Beispiel Lieferanten und Kunden.
• Besondere Leistungen und Fähigkeiten des Arbeitnehmers.
• Eine Schlussformel mit dem Grund der Beendigung des Arbeitsverhältnisses sowie die guten Wünsche für die Zukunft.

Neben der Schriftform ist ferner darauf zu achten, dass das Zeugnis in einem professionellen Ton verfasst ist. Ebenso sollten keine Flecken von Tinte oder Streifen vom Scanner auf dem Papier zu sehen sein. Auch eine angemessene Länge des Arbeitszeugnisses ist von Belang. Letztendlich gilt es noch zu beachten, dass das Zeugnis von mindestens einer dazu berechtigten Person unterschrieben werden muss. In der Regel ist diese Person der Arbeitgeber selbst oder eine dazu bevollmächtigte Person aus der Personalabteilung oder der jeweiligen Führungsetage. Durch Person und Rang der zu unterschreibenden Person kann dem Arbeitnehmer eine zusätzliche Wertschätzung ausgedrückt werden.

Effizient Arbeiten durch gute Vorarbeit

Das Verfassen eines Arbeitszeugnisses muss für Führungskräfte nicht immer mit viel Aufwand verbunden sein. So helfen eigene vorgefertigte Vorlagen für eine effiziente Erstellung der Zeugnisse. Zusätzlich können auch vorab angeforderte Stichpunkte von dem direkten Vorgesetzten helfen. Ferner kann sich der betroffene Mitarbeiter auch in den Prozess miteinbringen. Um langwierige Änderungen im Nachhinein zu vermeiden, ist es ratsam die Wünsche der Angestellten vorher zu klären.

Schlussendlich ist es wichtig, sich über die gewisse Verantwortung, die das Schreiben eines Arbeitszeugnisses mit sich bringt, bewusst zu sein. Zum einen kann ein gutes Arbeitszeugnis dem ehemaligen Mitarbeiter den weiteren Weg in der Zukunft ebnen. Zum anderen stellt es aber auch eine Visitenkarte des eigenen Unternehmens dar, denn es ist nicht ausgeschlossen, dass die Konkurrenz oder auch Kunden das Zeugnis lesen.

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Quelle Titelbild: Adobe Stock / Stockfotos-MG