Stellen Sie sich vor, es gibt ein Büro und keiner geht hin

12.06.2020, Autor / Redaktion: Axel von Leitner, Gründer und Geschäftsführer 42he / MBF Redaktion

Bei der 42he GmbH ist nichts los im Büro. Das ist aber nicht Corona-bedingt. In dem Kölner Software-Unternehmen setzt man seit der Gründung erfolgreich auf die Arbeit im Home Office. Trotzdem stimmen die Produktivität und das Betriebsklima. Geschäftsführer Axel von Leitner erläutert seine wichtigsten Einsichten und Praxis-Tipps aus den letzten zehn Jahren „Remote Work”.

Einfach die Mitarbeiter mit einem Laptop nach Hause schicken und sagen „Ab jetzt ist Homeoffice angesagt“, das funktioniert nicht. Die Erfahrung machten in den letzten Wochen wahrscheinlich sehr viele Unternehmen, wenn sie nicht schon zuvor auf Homeoffice im größeren Stil eingerichtet waren. Im größeren Stil heißt, dass man nicht ab und an mal einen Tag Homeoffice macht, aber alle Meetings nach wie vor Präsenzveranstaltungen sind und Themen Face-to-Face diskutiert werden.

 

Homeoffice – oder besser trifft es das englische “Remote Work” – geht deutlich darüber hinaus und ist z.B. nicht nur eine Frage der richtigen Tools, wie man es in letzter Zeit immer wieder liest. Die besten Tools sind wirkungslos, wenn man die falschen Mitarbeiter oder kein passendes Mindset hat. Worauf kommt es bei Remote Work an? 

Vertrauen

 

Eine zentrale Eigenschaft einer Remote-Führungskraft ist das Vertrauen in die eigenen Leute. Verbunden mit der Aufgabe, den Kollegen auch klar zu machen, dass man ihnen vertraut. Dass man überzeugt ist, dass sie im Homeoffice wirklich arbeiten und ihnen nicht unterstellt, sie würden nur Netflix schauen. Dazu gehört auch, dass niemand “beweisen” muss, dass er gerade arbeitet. Sei es, in dem er ständig bei irgendwelchen Tools online ist, immer sofort antwortet oder gar Kontrollanrufe über sich ergehen lassen muss.

 

Personalauswahl

 

Eines muss klar sein: Um nicht nur kurzzeitig im Homeoffice produktiv zu sein, bedarf es neben einer gehörigen Portion Selbstorganisation und -disziplin vor allem auch schriftlicher Kommunikationsstärke. Man sollte also bestenfalls bereits vor der Einstellung abklopfen, ob potenzielle Bewerber beides mitbringen.

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Die Auswahl der Mitarbeiter beeinflusst auch Remote Work. Quelle iStock/skynesher

Ist ein Bewerber in der Lage eine Problemstellung nicht nur zu verstehen, sondern ist er auch in der Lage diese kurz zusammenzufassen und daraus die nächsten Schritte und konkrete ToDos abzuleiten? Schätzt er die Zeiten richtig ein, die eine Aufgabe benötigt und wo plant er Abstimmungsrunden ein? Und nicht zuletzt, nimmt man der Person ab, dass sie für ihren Job und bestenfalls auch die Firma brennt? Denn so ehrlich muss man sein: Menschen, die maximal Dienst nach Vorschrift machen und nur produktiv sind, wenn ihnen der Chef drei Mal am Tag motivierend auf die Schulter klopft, sind im Homeoffice schlecht aufgehoben.

Menschliche Nähe trotz räumlicher Distanz

In den meisten Firmen ist die Küche Dreh- und Angelpunkt der persönlichen Beziehungen im Büro. Aber was, wenn sich jeder seinen Kaffee an der heimischen Maschine holt? Dann braucht es bewusst Kanäle, auf denen Arbeitsfremdes seinen Platz hat. Das kann ein Chat-Kanal sein, in dem guten Gewissens Katzenfotos und Memes gepostet werden können oder Video-Chats einfach nur zum Quatschen. Machen wir uns nichts vor, gerade diese Video-Meetings werden die persönliche Runde beim Mittagessen oder zum Feierabend nicht ersetzen, aber sie geben doch das Gefühl, dabei zu sein, dazuzugehören und dass es auch in der Firma ein Leben außerhalb von Tabellen, Dokumenten und Präsentationen gibt.

Die Kür: Technik, Tools und Prozesse

Dass die Mitarbeiter geschäftliche Laptops brauchen, sollte selbsterklärend sein. Schon aus Datenschutzgründen haben Firmendaten auf privaten Rechnern nichts verloren. Und was sollte dann auf den Rechnern drauf sein?

 

Bei 42he setzen wir entgegen des gängigen Startup-Usus nicht mehr auf Slack, sondern nutzen den integrierten Chat im Projektmanagement-Tool Basecamp. Dort gibt es die Möglichkeit einzelne Themen zu extrahieren und als eigene Projekte zu behandeln. Das macht die Diskussionen wesentlich effizienter. Im Projektmanagement-Tool findet jeder seine eigenen To-Dos, sowie die der anderen Kollegen.

Face-to-Face ist auch bei Remote Work wichtig. Quelle: iStock/AndreyPopov

Kundendaten und alle Aufgaben rund um den Vertrieb und konkrete Ansprechpartner speichern wir in CentralStationCRM. Auch das Marketing-Team nutzt die CRM-Software beispielsweise für Mailings und ähnliches. Im Support setzen wir auf eine Eigenentwicklung, das Ticketsystem Central Desk. Das Tool ist wie das CRM webbasiert und einfach im Browser zu nutzen. Durch die Integration in unsere VoIP-Telefonie von Placetel lassen sich Kundenanfragen per Mail, Telefon oder unsere Online-Hilfe darin verarbeiten, ganz gleich ob der Support-Agent zu Hause sitzt oder doch ausnahmsweise mal im Büro. Unsere Dokumente und Dateien liegen ebenfalls online abrufbar in der LuckyCloud.

Regeln auch für das Kontaktieren seiner Kollegen

 

Speziell was den Chat, aber auch das Handling von persönlichen Daten angeht, muss allen klar sein, dass es bestimmte Regeln gibt, an die es sich zu halten gilt. So kann jeder Gruppenchats “stumm” schalten und ist nicht verpflichtet, ständig reinzuschauen, sondern eben nur ein paar mal über den Tag verteilt. Ausführlichere Anfragen, die nicht zeitkritisch sind, erfolgen per Mail. Nur in wirklich wichtigen Momenten nutzt man Direktnachrichten im Chat oder ruft an. Man weiß bei remote eben nie, ob sein Gegenüber gerade wirklich konzentriert arbeitet oder Kaffee trinkt.

Daten von Kunden gehören ausnahmslos ins CRM-System, bzw. in Ausnahmefällen in die LuckyCloud. Nicht in Mails, nicht in Chats und auch nicht auf den Desktop. Auf letzteres achten wir noch mal verstärkt seit Einführung der DSGVO.

 

Als die Maßnahmen auf die Corona-Krise beschlossen wurden, haben wir in unseren Arbeitsabläufen tatsächlich nahezu nichts ändern müssen. Mal abgesehen vom wöchentlichen “Dönerstag”, an dem die meisten Mitarbeiter gemeinsam zu Mittag essen. Das machen wir jetzt eben online.

Quelle Titelbild: iStock /scyther5

Über den Autor:

Axel von Leitner ist Gründer und Geschäftsführer des Software-Unternehmens 42he in Köln. Mit Programmen wie der CRM-Software CentralStationCRM oder dem dem Reservierungs-Tool CentralPlanner konzentriert man sich dort vorwiegend auf schlanke und einfache Anwender-Lösungen für kleine Unternehmen.



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